Biura rachunkowe
Jak biuro rachunkowe może odzyskać czas: 5 automatyzacji po KSeF
Krótka odpowiedź: sporo czasu w biurze rachunkowym schodzi na rzeczy, które nie są nawet księgowaniem. Trzeba przepisać dane z faktury, poprawić zestawienie od klienta, dopasować kolumny w wyciągu bankowym albo znaleźć dokument, którego ktoś zapomniał dosłać.
Wybraliśmy pięć czynności, które można zautomatyzować bez wymiany programu księgowego. Chodzi o przygotowanie faktur z KSeF do importu, ujednolicenie zestawień sprzedaży, import wyciągów bankowych, raport oznaczeń do JPK i wyłapywanie brakujących dokumentów.
Nie trzeba robić wszystkiego naraz. Wystarczy zacząć od czynności, na której biuro traci najwięcej czasu.
Ile godzin można w ten sposób odzyskać? Nie podamy jednej liczby dla wszystkich. Bez znajomości liczby klientów, dokumentów i sposobu pracy konkretnego biura byłoby to zwykłe zgadywanie.
Dlaczego teraz
Od 1 lutego 2026 r. faktury przychodzą przez KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmuje również najmniejsze firmy. Kończy się też wyjątek dotyczący faktur z kas rejestrujących (ksef.podatki.gov.pl, Etapy wdrożenia, ksef.podatki.gov.pl, Poniżej 10 000 zł).
Faktura ustrukturyzowana jest plikiem XML zgodnym ze strukturą FA(3) (MF, broszura FA(3)).
To akurat dobra wiadomość dla automatyzacji. Zamiast odczytywać dane z dokumentów przygotowanych na kilkanaście różnych sposobów, można pracować na jednym, przewidywalnym formacie. Skoro dane są już zapisane w pliku, szkoda czasu na ich ponowne przepisywanie.
5 automatyzacji
| # | Co | Co biuro robi dziś ręcznie | Co robi automat | Gdzie opisane |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Faktury z KSeF do programu | pobiera XML, przepisuje albo poprawia import | zamienia paczkę XML w plik importu programu, oznacza duplikaty i korekty | Import faktur do programu księgowego |
| 2 | Zestawienia sprzedaży od klientów | każdy klient przysyła Excel w innym układzie | klient co miesiąc daje plik w tym samym układzie, gotowy do importu | Faktury z KSeF do Excela |
| 3 | Wyciągi bankowe | bank daje CSV, program chce innego formatu | CSV zamieniony w plik, który przyjmuje program | Import wyciągów bankowych |
| 4 | Oznaczenia do JPK | ręczne sprawdzanie oznaczeń dokumentów | raport z kilku źródeł odświeżany jednym kliknięciem | Oznaczenia JPK: OFF, BFK, DI |
| 5 | Braki i duplikaty | pytania „gdzie jest ta faktura” na koniec miesiąca | kontrola u klienta, zanim dokumenty trafią do biura | Sprawdzarka rozjazdów |
1. Faktury kosztowe z KSeF prosto do importu
Większość programów księgowych potrafi już pobierać faktury z KSeF. Nie zawsze jednak przygotowuje dane dokładnie tak, jak potrzebuje tego biuro. Czasem brakuje na przykład podziału kosztów według sprzedawcy i trzeba poprawiać import ręcznie.
Można przygotować narzędzie, które odczyta całą paczkę XML, sprawdzi NIP-y i sumy, wychwyci duplikaty oraz korekty, a następnie zapisze wynik w formacie obsługiwanym przez program księgowy.
Zanim coś takiego zrobimy, sprawdzamy możliwości konkretnej wersji programu. Nie ma sensu budować osobnego narzędzia do funkcji, która już w nim działa.
Przykład przetwarzania takich dokumentów można zobaczyć w demo „Faktury z KSeF do arkusza”.
2. Jeden układ zestawień od klientów
Jeden klient wysyła zestawienie z Allegro, drugi eksport ze sklepu, trzeci własny arkusz Excela. Każdy ma inne kolumny i inną kolejność danych. Ktoś w biurze musi to później uporządkować.
Zamiast co miesiąc poprawiać pięć różnych tabel, wolimy rozwiązać problem tam, gdzie te pliki powstają.
Można przygotować prosty konwerter, który przekształci eksport klienta do uzgodnionego formatu. Klient nadal korzysta ze swojego sklepu czy programu, ale do biura trafia za każdym razem plik o takim samym układzie.
3. Wyciągi bankowe z CSV
Niektóre banki udostępniają wyciągi w formacie, który program księgowy przyjmuje bez problemu. Inne pozwalają pobrać tylko CSV, którego układ nie pasuje do importu.
Wtedy zaczyna się poprawianie nagłówków, przestawianie kolumn albo ręczne przepisywanie operacji.
Jeśli układ danych jest powtarzalny, można napisać konwerter, który zrobi to automatycznie. Wczytuje plik z banku i zapisuje drugi, przygotowany pod konkretny program księgowy.
4. Raport oznaczeń do JPK
Dane potrzebne do sprawdzenia oznaczeń bywają rozrzucone po kilku miejscach. Część jest w programie księgowym, część w Excelu, a część na liście faktur z KSeF.
Można połączyć te źródła w jeden raport, odświeżany kliknięciem. Dzięki temu przed wysłaniem JPK widać, które dokumenty wymagają sprawdzenia, bo brakuje im oznaczeń.
Oznaczenia OFF, BFK i DI opisaliśmy dokładniej na stronie podlinkowanej w tabeli.
Samo narzędzie pomaga znaleźć dokumenty do weryfikacji. Nie zastępuje decyzji księgowej ani interpretacji przepisów podatkowych. Te pozostają po stronie biura.
5. Kontrola braków u klienta
Szukanie jednej brakującej faktury potrafi zająć więcej czasu niż jej zaksięgowanie. Zwłaszcza gdy trzeba napisać do klienta, poczekać na odpowiedź, a później sprawdzić, czy dosłał właściwy dokument.
W przypadku sprzedaży przez Allegro albo sklep internetowy część takich problemów można wychwycić wcześniej.
Sprawdzarka porównuje zamówienia z wystawionymi fakturami. Pokazuje, gdzie brakuje dokumentu, gdzie kwoty się nie zgadzają i czy ten sam dokument nie pojawia się dwa razy.
Klient może poprawić błędy jeszcze przed przekazaniem dokumentów do biura. Księgowa nie musi później szukać ich w całej paczce.
Od czego zacząć: kroki
- Policz przez tydzień, ile czasu zajmują powtarzalne czynności przy poszczególnych klientach. Nie potrzeba do tego specjalnego programu. Kartka wystarczy.
- Wybierz jedną czynność, najlepiej taką, która wraca co miesiąc i polega na pracy z plikami XML, CSV albo Excel.
- Przygotuj kopie danych z jednego miesiąca. Na razie niczego nikomu nie wysyłaj. Najpierw trzeba ustalić zakres prac i sposób postępowania z danymi.
- Ustal test odbioru. Przykładowo: narzędzie ma przetworzyć 20 faktur z ostatniego miesiąca i dać dokładnie takie same wiersze jak przy ręcznym przepisaniu.
- Wdroż i zmierz, ile czasu faktycznie udało się zaoszczędzić po miesiącu pracy. Jeśli rozwiązanie się sprawdzi, można zająć się kolejną czynnością.
Gdy problem jest u klientów biura
Nie wszystkie usprawnienia trzeba wdrażać w samym biurze rachunkowym. W punktach 2 i 5 problem powstaje wcześniej, u klienta, który przygotowuje i przekazuje dokumenty.
Dlatego prowadzimy też program partnerski dla biur rachunkowych.
Zasada jest prosta. Jeśli biuro zna klienta, któremu przydałaby się automatyzacja, może skierować go do nas. Klient sam się kontaktuje i opisuje problem. Biuro nie musi przekazywać nam żadnych danych swoich klientów.
Jeżeli polecony klient zleci i opłaci usługę, biuro otrzymuje na swoje saldo 30% wartości opłaconych zleceń zrealizowanych w ciągu 12 miesięcy od pierwszej wiadomości tego klienta. Saldo można wykorzystać na nasze usługi dla biura.
Nie pobieramy opłat za udział w programie. Nie wymagamy wyłączności ani określonej liczby poleceń.
Pełne warunki opisaliśmy na stronie programu dla biur rachunkowych. Jest też ogólny program partnerski dla innych firm.
FAQ
Czy trzeba zmieniać program księgowy?
Nie. Automatyzacje z tego tekstu przygotowują dane w formacie, który program już przyjmuje.
Czy dane klientów są bezpieczne?
Pracujemy na kopii danych, a dema działają w przeglądarce, bez wysyłania plików. Przy wdrożeniu ustalamy na piśmie, kto ma dostęp do czego. W KSeF uprawnienia nadaje się konkretnym osobom i programom, więc da się dać dostęp tylko do odczytu.
Ile to kosztuje?
Import jednego typu pliku do programu to 890 zł, raport z do 3 źródeł 990 zł. Wszystkie ceny są w cenniku. Przed zleceniem dostajesz bezpłatną pisemną ocenę. Rozliczenie idzie przez Useme: pieniądze czekają w depozycie i trafiają do nas dopiero po odbiorze.
Co jeśli nasz program nie ma importu z pliku?
Wtedy trzeba sprawdzić, jak program przyjmuje dane. To większe zlecenie i zaczyna się od płatnego rozpoznania, opisanego w cenniku.
Czy KSeF sam nie rozwiązuje tych problemów?
Częściowo. Faktury są w jednym miejscu i formacie, ale zestawienia klientów, wyciągi i braki w sprzedaży sklepów zostają po stronie biura.
Stan na 26.10.2026.