KSeF od 2027 dla firm ze sprzedażą do 10 tys. zł: co zrobić

Krótka odpowiedź: od 1 stycznia 2027 r. faktury dla firm trzeba będzie wystawiać przez KSeF. Dotyczy to również tych przedsiębiorców, którzy w 2026 r. mogli jeszcze wystawiać je poza systemem, bo nie przekraczali 10 tys. zł brutto miesięcznie. Tego samego dnia kończy się możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących i traktowania paragonów z NIP do 450 zł jako faktur (ksef.podatki.gov.pl, Etapy wdrożenia, ksef.podatki.gov.pl, Poniżej 10 000 zł).

Wolisz zlecić to komuś? Wdrożenie KSeF w małej firmie: robimy to za Ciebie, od 890 zł.

Jest też kwestia kar. Rząd przyjął projekt ustawy, który odracza je do końca 2027 r. Na dzień pisania tego tekstu to jednak wciąż projekt, a nie obowiązujące prawo.

Nie jesteśmy doradcami podatkowymi. Zajmujemy się między innymi łączeniem różnych programów z KSeF. W tym artykule zebraliśmy informacje Ministerstwa Finansów i kilka praktycznych rzeczy, na które zwracamy uwagę przy takich integracjach. Sprawy dotyczące rozliczeń warto potwierdzić ze swoim biurem rachunkowym.

Kogo dotyczy zmiana z 2027 roku

W 2026 r. KSeF wprowadzano etapami. Od 1 lutego obowiązek objął największe firmy, a od 1 kwietnia pozostałe. Zostawiono jednak wyjątek dla najmniejszych sprzedawców. Do 31 grudnia 2026 r. mogą wystawiać faktury poza KSeF, pod warunkiem że suma sprzedaży z VAT na takich fakturach w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł (MF, Poniżej 10 000 zł, pyt. 3 i 4).

Jest tu jeden szczegół, który łatwo przeoczyć. Jeśli choć raz przekroczysz limit, do KSeF trafia już faktura, którą go przekroczyłeś, oraz wszystkie następne. Nawet jeśli miesiąc później sprzedaż spadnie do 3 tys. zł, nie możesz wrócić do wystawiania faktur poza systemem. Ministerstwo wyjaśnia to w pytaniu 13 na tej samej stronie.

Dlatego zanim zaczniesz przygotowania do stycznia, sprawdź faktury z całego 2026 r. Możliwe, że obowiązek korzystania z KSeF już Cię dotyczy.

Nie każda sprzedaż wlicza się przy tym do limitu 10 tys. zł. Liczą się tylko faktury, które obowiązkowo podlegają KSeF. Nie uwzględnia się faktur z kas rejestrujących, paragonów z NIP do 450 zł ani faktur dla konsumentów (pyt. 9 do 11).

Osobno zwrócilibyśmy uwagę na odbieranie faktur kosztowych. Nawet jeśli sam korzystasz jeszcze ze zwolnienia i nie wystawiasz faktur w KSeF, od 1 lutego 2026 r. faktury od dostawców przychodzą przez ten system.

To ważne, bo łatwo skupić się na wystawianiu własnych faktur i zapomnieć o tych, które trzeba odebrać. Problem wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy księgowa pyta o brakujące dokumenty.

Co zrobić przed 1 stycznia 2027: kroki

1. Sprawdź, czy już nie jesteś w KSeF. Przejrzyj faktury B2B z każdego miesiąca 2026 r. Jeśli w którymś miesiącu przekroczyłeś limit 10 tys. zł brutto, obowiązek korzystania z KSeF zaczął się już wtedy. Nie czeka na styczeń.
2. Wybierz narzędzie do wystawiania. Nie musisz od razu kupować nowego programu. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF i Aplikację Mobilną KSeF (MF, pyt. 7). W e-Urzędzie Skarbowym jest też e-mikrofirma (broszura FA(3), MF). Jeśli już płacisz za program do faktur, najpierw sprawdź, czy obsługa KSeF jest wliczona w Twój abonament.
3. Ustal sposób logowania. Do KSeF można zalogować się Podpisem Zaufanym, podpisem lub pieczęcią kwalifikowaną, tokenem albo certyfikatem KSeF. Sam numer PESEL nie wystarczy (MF, pyt. 8).
4. Wypisz wszystkie miejsca, z których wychodzą faktury. Może to być program księgowy, sklep internetowy, BaseLinker albo kasa fiskalna. Sprawdź każde z nich. Jeśli dzisiaj wystawiasz fakturę bezpośrednio z kasy, od stycznia trzeba będzie wystawić ją w KSeF.
5. Nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu. Ustal z księgową, kto ma mieć dostęp do odczytu faktur, a kto może je wystawiać. W KSeF uprawnienia nadaje się zarówno osobom, jak i programom.
6. Zorganizuj odbiór faktur kosztowych. Samo posiadanie dostępu do KSeF nie wystarczy. Ktoś musi regularnie pobierać dokumenty albo trzeba ustawić program, który zrobi to automatycznie. W przeciwnym razie biuro rachunkowe może pracować na niepełnych danych.
7. Przećwicz tryb offline24. Przydaje się choćby wtedy, gdy nie masz dostępu do internetu. Korzystanie z niego jest dobrowolne, ale trzeba pamiętać o terminie. Wystawioną w tym trybie fakturę należy przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego (biznes.gov.pl, Tryb offline24).

Co z karami w 2027 roku

20 października 2026 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy przewidujący odroczenie kar za błędy w KSeF do 31 grudnia 2027 r. (MF, komunikat, KAS, 16.09.2026).

Na 26 października 2026 r. ustawa nie jest jeszcze uchwalona. Projekt musi przejść przez parlament, dlatego przed styczniem warto sprawdzić, czy przepisy faktycznie weszły w życie.

Nie traktowalibyśmy jednak odroczenia kar jako powodu, żeby odkładać przygotowania. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nadal zaczyna się w przewidzianym terminie.

Jeśli wystawisz fakturę poza systemem, choć powinna przez niego przejść, problem z rozliczeniem nie znika. Projekt zakłada jedynie, że do końca 2027 r. nie będzie za taki błąd dodatkowej kary pieniężnej.

Gdzie najczęściej coś się gubi

Z tego, co widzimy przy integracjach, sam program do faktur często nie jest największym problemem. Wiele takich programów ma już obsługę KSeF.

Więcej kłopotów pojawia się tam, gdzie spotyka się kilka systemów. Sklep internetowy wystawia fakturę, BaseLinker obsługuje zamówienie, a biuro rachunkowe dostaje zestawienie, w którym brakuje numeru KSeF. Albo faktura kosztowa jest już w systemie, ale nikt jej nie pobrał.

Dlatego zawsze sprawdzilibyśmy cały obieg dokumentów, a nie tylko to, czy w programie pojawił się przycisk „Wyślij do KSeF”.

Warto przejść po kolei przez każde miejsce, w którym powstaje faktura, i zobaczyć, co dzieje się z nią później. Czy trafia do KSeF? Czy wraca jej numer? Czy biuro rachunkowe widzi ten sam dokument?

Przy okazji przygotowaliśmy demo „Faktury z KSeF do arkusza”. Możesz w nim zobaczyć, jak faktury z KSeF wyglądają po zamianie na zwykłą tabelę. Wszystko działa w przeglądarce, bez wysyłania plików na serwer.

Jeśli potrzebujesz pomocy z przygotowaniem swojej firmy, na stronie KSeF w małej firmie: koniec zwolnienia w 2027 opisaliśmy, jak się tym zajmujemy i ile to kosztuje.

FAQ

Wystawiam trzy faktury miesięcznie po 2 tys. zł. Czy od 2027 r. muszę używać KSeF?

Tak. Ministerstwo Finansów podaje nawet bardzo podobny przykład: kwiaciarka wystawiająca trzy faktury miesięcznie na kwoty od 1 500 do 2 500 zł. Od 1 stycznia 2027 r. również ona musi korzystać z KSeF (MF, pyt. 6).

Czy muszę kupić program do faktur?

Nie. Możesz korzystać z bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF. Pozwala wystawiać, odbierać i pobierać faktury w formacie XML lub PDF (MF, Aplikacja Podatnika KSeF 2.0). Płatny program ma sens, jeśli wystawiasz dużo faktur albo chcesz połączyć fakturowanie ze swoim sklepem internetowym.

Sprzedaję tylko osobom prywatnym. Co mnie dotyczy?

Faktury dla konsumentów nie podlegają obowiązkowemu KSeF (MF, pyt. 11). Musisz jednak pamiętać o fakturach kosztowych, które otrzymujesz od dostawców przez KSeF. Dlatego dostęp do systemu nadal Ci się przyda.

Czy od 2027 r. mogę dać klientowi paragon z NIP zamiast faktury?

Nie. Od 1 stycznia 2027 r. paragon z NIP nie będzie już uznawany za fakturę. Nie będzie też można wystawiać faktur z kasy rejestrującej (biznes.gov.pl, Kasy fiskalne).

Do którego miesiąca liczy się faktura do limitu 10 tys. zł?

Liczy się data wystawienia faktury, a nie data sprzedaży. Tak wyjaśnia to Ministerstwo Finansów (MF, pyt. 14).

Stan na 26.10.2026. Przepisy dotyczące KSeF zmieniały się już kilka razy. Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić aktualne informacje na ksef.podatki.gov.pl.