Integracja programu i sklepu z KSeF
Gdy KSeF niby działa, ale faktury i tak trzeba przenosić ręcznie między KSeF, programem, sklepem i biurem.
Gdzie KSeF nie łączy się z programem i sklepem
Programy takie jak Subiekt GT, wFirma, Optima, Symfonia czy Rewizor mają moduły KSeF, ale każdy robi trochę co innego. Starsza wersja może nie pobierać faktur kosztowych, sklep może wystawiać faktury poza programem, a biuro dostaje dane w innym układzie, niż potrzebuje.
Kończy się na pobieraniu XML-i ręcznie, przepisywaniu numerów KSeF i pilnowaniu w arkuszu, która faktura już poszła, a która nie.
Przykład danych przed i po
Programy: Subiekt GT i nexo, Comarch Optima, Symfonia, Rewizor GT, wFirma, inFakt, Fakturownia. Sklepy i platformy: WooCommerce, Shoper, PrestaShop, Allegro przez BaseLinkera (Base). Połączenie idzie przez API KSeF albo przez pliki XML i CSV, zależnie od tego, co obsługuje dana wersja programu.
Wejście · zamówienie ze sklepu
Zamówienie #10452 Klient: Hurt-Rur Przykład, NIP 0000000000 Faktura: FV/221/01/2027 Numer KSeF: (brak)
Wyjście · po wysyłce do KSeF
| Faktura | Numer KSeF | Status |
|---|---|---|
| FV/221/01/2027 | 0000000000-20270114-… | gotowe |
| FV/222/01/2027 | — | odrzucona: NIP |
Jak dokładamy brakujące połączenie z KSeF
Najpierw krótka pisemna ocena: czy to się opłaca i czego potrzebujemy. O co zapytamy: jaki program i w jakiej wersji, czy faktury wystawia też sklep albo BaseLinker, w którą stronę mają płynąć dane i kto dziś robi to ręcznie.
- Sprawdzamy, co Twój program i sklep robią z KSeF w Twojej wersji, a czego nie robią.
- Brakujący kawałek dokładamy przez API KSeF albo przez pliki: np. pobieranie faktur kosztowych do programu, wysyłkę faktur ze sklepu, dopisanie numeru KSeF do zamówienia.
- Każda faktura, która nie przeszła, trafia na listę do sprawdzenia z opisem błędu.
- Testujemy na środowisku testowym KSeF albo na kopii danych, zanim połączenie ruszy na prawdziwych fakturach.
Na co uważać przy integracji z KSeF
- Ta sama faktura nie może pójść do KSeF dwa razy. Połączenie musi pamiętać, co już wysłało, także po błędzie albo restarcie.
- Numer KSeF przydziela system po przyjęciu faktury. Jeśli sklep albo arkusz go potrzebuje, trzeba go odebrać i zapisać, a nie wpisywać ręcznie.
- Odrzucone faktury muszą być widoczne od razu. Najgorsza integracja to taka, która przestaje działać po cichu.
Co dostajesz po integracji z KSeF
- połączenie, które przenosi faktury bez ręcznego pobierania
- listę faktur z błędami zamiast cichych braków
- opis, co połączenie robi i co sprawdzić, gdy coś stanie
Kiedy to się opłaca, a kiedy nie
Opłaca się, gdy KSeF formalnie działa, ale ktoś codziennie pobiera XML-e, przepisuje numery KSeF albo pilnuje w arkuszu, które faktury już poszły.
Nie opłaca się, gdy program sam wysyła i pobiera wszystkie faktury, a sklep nie wystawia własnych. Wtedy dopłata za integrację niczego nie zmieni i tak to napiszemy.
Ile kosztuje integracja z KSeF
Import pliku do programu: Subiekt, Optima, wFirma, Rewizor i inne: 890 zł, do 5 dni roboczych. Jeden typ pliku (CSV, XML, Excel) zamieniamy w plik, który przyjmuje Twój program, i dokładamy instrukcję. Zobacz w cenniku.
Zanim napiszesz, możesz to sprawdzić sam: demo „Faktury z KSeF do arkusza” działa w przeglądarce, na fikcyjnych albo własnych danych.
Pytania o integrację z KSeF
Mój program ma KSeF. Po co mi to?
Jeśli wszystko działa samo, nie potrzebujesz. Piszemy o tym wprost w pierwszej odpowiedzi. Zlecenie ma sens dopiero wtedy, gdy ktoś nadal przenosi faktury ręcznie.
Czy łączycie też sklep z KSeF?
Tak, np. WooCommerce, Shoper albo BaseLinker (Base), jeśli to one wystawiają faktury albo potrzebują numeru KSeF przy zamówieniu.
Ile to kosztuje?
Prosty import albo jedno połączenie to stała cena 890 zł. Kilka systemów naraz wyceniamy po krótkiej diagnozie, etapami.
Czy testujecie na prawdziwym KSeF?
Najpierw na środowisku testowym KSeF albo na kopii danych. Na prawdziwych fakturach dopiero po Twojej akceptacji testów.
Co, jeśli KSeF odrzuci fakturę?
Faktura trafia na listę z opisem błędu zwróconym przez KSeF, np. zły NIP albo brak pola. Nic nie znika po cichu.
Czy potrzebuję nowego abonamentu?
Nie od nas. Jeśli połączenie wymaga płatnej usługi zewnętrznej, podajemy jej koszt w wycenie, a konto zakładamy na Ciebie.
Zobacz też
Opisz, jak to wygląda u Ciebie.
Kilka zdań i przykładowy plik wystarczą. W dni robocze odpowiadamy w ciągu kilku godzin.