Import faktur do programu księgowego
Dla biur rachunkowych i firm, które dostają dokumenty w różnych formatach, a program przyjmuje tylko jeden.
Dlaczego program nie przyjmuje dokumentów od klienta
Klient przysyła faktury w XML z KSeF, część jako PDF, a zestawienie sprzedaży w Excelu z własnego sklepu. Program księgowy ma import, ale tylko z określonego pliku: np. Rewizor GT przyjmuje pliki EDI++, a inne programy własne układy XML albo CSV.
Bez narzędzia pośrodku ktoś te dokumenty wprowadza ręcznie, często pod koniec miesiąca, gdy czasu jest najmniej.
W biurze rachunkowym ten sam problem powtarza się u wielu klientów naraz. Jeden przysyła paczkę z KSeF, drugi skany, trzeci zestawienie z własnego Excela, a wszystko musi trafić do jednego programu w tym samym terminie.
Jak to działa i na co uważać, krok po kroku opisujemy w artykule Jak zaimportować faktury z KSeF do Optimy, Rewizora i Symfonii. Tutaj jest usługa: co zrobimy, co dostajesz i ile to kosztuje.
Przykład danych przed i po
Programy: Rewizor GT (pliki EDI++), Comarch Optima, Symfonia, Rachmistrz, enova, wFirma i inne z importem z pliku. Źródła: XML z KSeF, PDF-y z maili, zestawienia sprzedaży z Excela i eksporty ze sklepów. Zanim podamy cenę, sprawdzamy na przykładzie, czy Twoja wersja programu przyjmie wynik.
Wejście · zestawienie od klienta
Data;Nr;Kontrahent;Netto;VAT 14.10;14/10;Hurt-Rur Przykład;1008,13;231,87 15.10;15/10;Instal Przykład;699,59;160,91
Wyjście · plik importu
"FV","14/10","2026-10-14","0000000000",1008.13,231.87 "FV","15/10","2026-10-15","1111111111",699.59,160.91
Jak przygotowujemy import do programu księgowego
Najpierw krótka pisemna ocena: czy to się opłaca i czego potrzebujemy. O co zapytamy: jaki to program i w jakiej wersji, z jakich źródeł przychodzą dokumenty i jak wygląda dziś import, jeśli jakiś jest.
- Najpierw sprawdzamy, jaki import obsługuje Twój program w Twojej wersji i jakie pola są w nim wymagane.
- Robimy narzędzie, które zamienia dokumenty od klienta w taki plik: z kontrolą NIP-ów, sum i duplikatów.
- Dokumenty, których nie da się pewnie przetworzyć, trafiają na osobną listę do sprawdzenia, zamiast cicho wejść do importu.
- Testujemy na kopii danych, na zamkniętym już miesiącu, i porównujemy z tym, co było wprowadzone ręcznie.
Na co uważać przy imporcie do programu księgowego
- Kontrahent z nowym NIP-em może w programie nie istnieć. Import powinien go dodać albo zatrzymać dokument do sprawdzenia, zależnie od ustawień biura.
- Różne wersje tego samego programu przyjmują różne pliki. Dlatego testujemy na Twojej wersji, a nie na ogólnym opisie formatu.
- Zaokrąglenia VAT liczone od pozycji i od sumy potrafią się różnić o grosze. Import musi przyjąć wartości z faktury, a nie liczyć ich od nowa.
Co dostajesz przy imporcie faktur
- narzędzie albo arkusz, który z dokumentów robi plik importu
- instrukcję krok po kroku dla osoby, która będzie go używać
- listę wyjątków, które zawsze sprawdza człowiek
Kiedy to się opłaca, a kiedy nie
Opłaca się biurom rachunkowym i firmom, które co miesiąc wprowadzają dziesiątki dokumentów w tym samym układzie. Raz przygotowany import działa co miesiąc.
Nie opłaca się, gdy każdy dokument wygląda inaczej i jest ich kilka. Wtedy ręczne wprowadzenie bywa szybsze niż utrzymanie reguł.
Ile kosztuje import do programu księgowego
Import pliku do programu: Subiekt, Optima, wFirma, Rewizor i inne: 890 zł, do 5 dni roboczych. Jeden typ pliku (CSV, XML, Excel) zamieniamy w plik, który przyjmuje Twój program, i dokładamy instrukcję. Zobacz w cenniku.
Prowadzisz biuro rachunkowe i widzisz ten problem u klientów? Zobacz program partnerski dla biur.
Zanim napiszesz, możesz to sprawdzić sam: demo „Faktury z KSeF do arkusza” działa w przeglądarce, na fikcyjnych albo własnych danych.
Pytania o import faktur
Czy pracujecie z Rewizorem, Optimą, Symfonią?
Pracujemy z plikami, które te programy przyjmują. Zanim podamy cenę, sprawdzamy na przykładzie, czy import w Twojej wersji przyjmie wynik.
A jeśli program nie ma importu?
Czasem da się dane podać inną drogą, czasem nie warto. To piszemy w pierwszej odpowiedzi. Przy trudnych przypadkach jest osobny etap rozpoznania.
Ile to kosztuje?
Jeden typ pliku zamieniony na import do programu to stała cena 890 zł. Kilka źródeł naraz wyceniamy po krótkiej diagnozie.
Co, jeśli klient zmieni układ zestawienia?
Import pokaże, czego brakuje, zamiast wczytać złe dane. Dopisanie nowego układu to zwykle szybka poprawka.
Czy obsługujecie wielu klientów biura?
Tak. Każdy klient może mieć swój wzór wejścia, a wynik jest zawsze w formacie programu biura.
Czy import trafia od razu do ksiąg?
Nie musi. Najczęściej plik trafia do bufora albo rejestru do zatwierdzenia, tak jak przy ręcznym wprowadzaniu.
Zobacz też
Opisz, jak to wygląda u Ciebie.
Kilka zdań i przykładowy plik wystarczą. W dni robocze odpowiadamy w ciągu kilku godzin.