Co automatyzuję w małych firmach
Sześć rodzajów pracy, które najczęściej da się zdjąć z ludzi. Przy każdym: co jest na wejściu, co na wyjściu i o co zapytam, zanim podam cenę.
Zamówienia z maili do arkusza, sklepu lub programu
Klienci przysyłają zamówienia w treści maila, w PDF-ie albo we własnej tabelce. Ktoś je czyta, przepisuje i pilnuje, żeby nic nie zginęło. Da się to zrobić tak, żeby pozycje same trafiały we właściwe miejsce, a człowiek zajmował się tylko tym, co nietypowe.
- Na wejściu
- mail, załącznik PDF lub Excel, formularz ze strony
- Na wyjściu
- wiersz w arkuszu, zamówienie w sklepie lub w Base, plik do programu magazynowego
- O co zapytam najpierw
- czy zamówienia mają powtarzalny układ, ilu jest stałych klientów, jak oznaczacie indeksy towarów
Wejście · mail
Od: zakupy@budmar-przyklad.pl Temat: zam. 43/10 Prosimy: 12 szt KOL-PEX16, 4 szt ZAW-K12 dostawa czwartek, ul. Polna 3
Wyjście · arkusz „Zamówienia”
| Klient | Indeks | Ilość | Dostawa | Status |
|---|---|---|---|---|
| Budmar | KOL-PEX16 | 12 | czw. | gotowe |
| Budmar | ZAW-K12 | 4 | czw. | gotowe |
Integracje sklepów i programów
Sklep, Allegro, Base, magazyn i księgowość powinny wymieniać dane same. Często działa to do połowy: stany się rozjeżdżają, część zamówień nie przechodzi, a ktoś poprawia je ręcznie. Naprawiam istniejące połączenia albo dokładam brakujące, przez API lub pliki.
- Na wejściu
- Allegro, WooCommerce, Shoper, Base, scenariusze n8n lub Make
- Na wyjściu
- zgodne stany i zamówienia, powiadomienie, gdy coś wymaga uwagi
- O co zapytam najpierw
- co dokładnie przestało działać i od kiedy, jakie są dostępy, kto zbudował obecne połączenie
Wejście · log synchronizacji
06:00 sync stanów: 214 OK, 3 błędy KOL-PEX16: brak w magazynie docelowym ZAW-K12: stan -2
Wyjście · po naprawie
06:00 sync stanów: 217 OK, 0 błędów Błędy z ostatniej doby: brak
Faktury z KSeF i PDF do programu księgowego
Faktury z KSeF przychodzą jako pliki XML, które trudno czytać. Część kontrahentów nadal wysyła PDF-y. Dane z obu źródeł mogą trafiać do arkusza kosztów albo do pliku, który przyjmuje Twój program, np. Optima, Subiekt, Rewizor czy Rachmistrz. Najpierw sprawdzam, jaki import ten program obsługuje w Twojej wersji.
- Na wejściu
- pliki XML z KSeF, faktury PDF z maila
- Na wyjściu
- arkusz kosztów, plik importu do programu księgowego, lista pozycji do sprawdzenia
- O co zapytam najpierw
- jaki program i w jakiej wersji, jaki format importu przyjmuje, kto zatwierdza dokumenty
Wejście · fragment XML z KSeF
<P_1>2026-10-14</P_1> <P_2>FV/014/10/2026</P_2> <NIP>0000000000</NIP> <P_13_1>1008.13</P_13_1> <P_14_1>231.87</P_14_1> <P_15>1240.00</P_15>
Wyjście · wiersz importu
2026-10-14;FV/014/10/2026;0000000000;1008,13;231,87;1240,00
Wyciągi bankowe i należności
Co tydzień ktoś porównuje przelewy z listą faktur: kto zapłacił, kto zapłacił za mało, kto wpisał w tytule coś zupełnie innego. Takie zestawienie może składać się samo, a niejasne wpłaty czekają na decyzję człowieka.
- Na wejściu
- wyciąg z banku (CSV, MT940), lista wystawionych faktur
- Na wyjściu
- zestawienie zapłaconych, niezapłaconych i zapłaconych częściowo, lista wpłat do wyjaśnienia
- O co zapytam najpierw
- z jakiego banku jest wyciąg, gdzie jest lista faktur, jak klienci zwykle opisują przelewy
Wejście · wyciąg CSV
14-10-2026;FV 14/10/2026 ;1240,0 2026/10/15;zapłata za fakture;860,5
Wyjście · należności
| Faktura | Kwota | Status |
|---|---|---|
| FV/014/10/2026 | 1 240,00 | zapłacona |
| FV/009/10/2026 | 980,00 | wpłata 860,50? |
Raporty i zestawienia w Excelu
Ten sam raport składany co tydzień z kilku plików: sprzedaż, magazyn, reklamy. Kopiowanie, WYSZUKAJ.PIONOWO, poprawianie dat. Ustalamy raz, skąd biorą się liczby i jak ma wyglądać wynik, a potem raport składa się sam.
- Na wejściu
- kilka arkuszy, eksporty z programów, dane ze sklepu
- Na wyjściu
- jeden arkusz z raportem, gotowy o ustalonej porze, z datą odświeżenia
- O co zapytam najpierw
- skąd pochodzi każda liczba, kto czyta raport i co w nim naprawdę sprawdza
Wejście · pliki
sprzedaz_tydz42.xlsx stany_magazyn.csv koszty_reklam_10.xlsx
Wyjście · raport tygodniowy
| Tydzień | Sprzedaż | Marża | Uwagi |
|---|---|---|---|
| 42 | 48 210 zł | 31,4% | 3 indeksy poniżej stanu min. |
Przypomnienia i powiadomienia
Przegląd pompy ciepła, kotła albo fotowoltaiki u klienta, termin płatności, brak odpowiedzi na ofertę. Zamiast trzymać to w głowie albo w kalendarzu jednej osoby, ustawiamy reguły, które wyślą wiadomość do właściwej osoby we właściwym momencie: do Ciebie, do pracownika albo do klienta.
- Na wejściu
- arkusz klientów z datami przeglądów, terminy płatności, statusy zamówień
- Na wyjściu
- mail do Ciebie, pracownika albo klienta, według ustalonych reguł
- O co zapytam najpierw
- kto ma dostać przypomnienie, kiedy i jakim tekstem, czego nie wolno wysłać automatycznie
Wejście · arkusz „Przeglądy”
Kowalski (przykład) | pompa ciepła następny przegląd: 2026-11-04 FV/009/10/2026 | termin 2026-10-21 | niezapłacona
Wyjście · maile
Do klienta: 4 listopada mija rok od przeglądu pompy ciepła. Proszę wybrać termin wizyty. Do biura: jutro mija termin FV/009/10/2026 (980,00 zł).
Czego nie obiecuję
Nie każdą czynność da się zautomatyzować w całości i nie każdą warto. Jeśli dane przychodzą za każdym razem w innym układzie, część zawsze trafi do sprawdzenia. Jeśli program nie ma importu ani API, czasem lepszy jest uporządkowany arkusz niż połączenie na siłę. Takie rzeczy piszę w pierwszej odpowiedzi, a nie po zapłacie.
Zobacz też
Opisz mi jedną czynność, która zabiera Ci czas.
Kilka zdań wystarczy. W dni robocze odpowiadam w ciągu kilku godzin.