Zamówienia z maila do arkusza
Hurtownia artykułów instalacyjnych (fikcyjna), ok. 25 stałych klientów, jedna skrzynka na zamówienia, arkusz Google „Zamówienia”.
Jak jest dziś
Zamówienia przychodzą na jedną skrzynkę, w treści maila albo jako załącznik Excel. Pracownica przepisuje do arkusza: klienta, indeks, ilość, termin i adres dostawy. To ok. 60 zamówień tygodniowo, średnio 4 minuty na jedno.
Pomyłki w indeksach albo ilościach wychodzą dopiero przy kompletacji, czyli w najgorszym momencie.
Co proponuję
- Skrypt co 10 minut sprawdza folder „Zamówienia” w skrzynce.
- Z treści i załączników wyciąga klienta (po adresie nadawcy), indeksy, ilości i termin.
- Indeksy porównuje z listą produktów. Ilości i jednostki sprawdza z tym, co zwykle zamawia dany klient.
- Dopisuje wiersz do arkusza z linkiem do oryginalnego maila.
- Gdy czegoś brakuje albo indeks nie pasuje, wiersz dostaje status „do sprawdzenia”. Nic nie idzie dalej w ciemno.
Czego nie obejmuje
- Wystawiania dokumentów w programie magazynowym (możliwy osobny etap).
- Zamówień przyjmowanych telefonicznie i przez komunikatory.
- Zmian w arkuszu poza dodaniem kolumn „status” i „link do maila”.
Rachunek czasu
| Dziś: 60 zamówień × 4 min | 4 h 00 min / tydz. |
| Po zmianie: przejrzenie wierszy „do sprawdzenia” i poprawki | ok. 30 min / tydz. |
| Zakładana różnica | 3 h 30 min / tydz. |
To założenie z opisu, nie pomiar. Sprawdzimy je w testach na prawdziwych zamówieniach.
Czy to się opłaca
| Zaoszczędzony czas | ok. 15 h / mies. |
| Koszt godziny pracy (założenie, np.) | 50 zł |
| Wartość zaoszczędzonego czasu | ok. 750 zł / mies. |
| Zwrot ceny 1 490 zł | po ok. 2 mies. |
Koszt godziny to przykładowe założenie. W prawdziwej diagnozie liczę z kwotą, którą podasz.
Jak sprawdzimy, że działa
- 20 zamówień z ostatniego miesiąca (kopie) daje te same wiersze, co przepisane ręcznie.
- Mail z nieznanym indeksem trafia do „do sprawdzenia”, a nie do arkusza jako gotowy.
- Ten sam mail przetworzony dwa razy nie tworzy duplikatu.
Potrzebuję od Ciebie
- Dostępu tylko do odczytu do folderu „Zamówienia” albo przekierowania kopii maili.
- Kopii arkusza i aktualnej listy indeksów.
- Kilku przykładowych zamówień, także tych „trudnych”.
Ryzyka
Jeśli klient zmieni układ swojej tabelki, jego zamówienia trafią do „do sprawdzenia”, dopóki nie dopiszę reguły. Przez 30 dni po odbiorze poprawiam takie rzeczy w uzgodnionym zakresie bez dopłaty.
Cena i termin
| Wykonanie, testy i przekazanie z instrukcją | 1 490 zł |
| Termin od akceptacji wyceny | 5 dni roboczych |
| Płatność | po odbiorze |
Dokument przykładowy. Firma, liczby i wynik są fikcyjne i nie opisują wykonanego zlecenia.