KSeF i programy księgowe
Jak zaimportować faktury z KSeF do Optimy, Rewizora i Symfonii
Krótka odpowiedź: Comarch ERP Optima potrafi samodzielnie pobierać faktury z KSeF przez menu KSeF/Faktury, a następnie przenosić je do rejestru VAT lub modułu Handel (Baza Wiedzy Comarch). Rewizor GT obsługuje import dokumentów z innych programów przez pliki EDI++ (.epp) (e-Pomoc InsERT).
Wolisz zlecić to komuś? Import faktur do programu księgowego: robimy to za Ciebie, stała cena 890 zł za jeden typ pliku.
Dlatego zanim zaczniesz szukać dodatkowych narzędzi, radzimy sprawdzić możliwości programu, którego już używasz. Czasem wszystko, czego potrzebujesz, jest dostępne w standardowych funkcjach. Dodatkowe rozwiązanie przydaje się przede wszystkim wtedy, gdy dokumenty pochodzą również spoza KSeF albo mają format, którego program nie potrafi wczytać.
Skąd się bierze problem
Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane są wystawiane jako pliki XML w strukturze FA(3) i otrzymują numer KSeF (MF, Podręcznik KSeF 2.0 cz. II). Od 1 stycznia 2027 r. system obejmuje również najmniejsze firmy (ksef.podatki.gov.pl).
Dla biur rachunkowych oznacza to, że coraz więcej dokumentów będzie dostępnych w jednym, ustalonym formacie. To spore ułatwienie, ale nie rozwiązuje wszystkiego.
Nadal pozostają faktury spoza KSeF, na przykład konsumenckie czy zagraniczne. Do tego dochodzą zestawienia sprzedaży ze sklepów internetowych. Nie każdy program księgowy i nie każda jego wersja potrafi też samodzielnie pobierać faktury z systemu.
W efekcie część dokumentów można pobrać automatycznie, a pozostałe trzeba jakoś dostarczyć do programu. I właśnie na tym etapie pojawia się ręczne przepisywanie danych.
O tym, jak wygląda plik XML z KSeF i jak odczytać go w Excelu, napisaliśmy osobno w artykule Jak otworzyć fakturę XML z KSeF w Excelu.
Co program robi sam
| Program | Faktury z KSeF | Import z pliku | Źródło |
|---|---|---|---|
| Comarch ERP Optima | pobieranie w menu KSeF/Faktury, domyślnie za 2 ostatnie miesiące, przenoszenie do rejestru VAT lub Handlu | tak | Comarch, Comarch, rejestr VAT |
| Rewizor GT | nie sprawdzaliśmy w dokumentacji InsERT | plik EDI++ (.epp) przez schematy importu | InsERT |
| Symfonia | nie sprawdzaliśmy w dokumentacji producenta | zależy od modułu i wersji | do sprawdzenia u producenta |
W przypadku Optimy zwrócilibyśmy uwagę na dwie rzeczy.
Po pierwsze, operator musi mieć włączone uprawnienie „Prawo do odbierania e-Faktur”. Domyślnie dotyczy ono faktur zakupu. Po drugie, program pilnuje, żeby faktura, która została już zaimportowana, nie trafiła ponownie na listę przy kolejnym pobieraniu (Comarch).
Jest jeszcze kontrola duplikatów przy przenoszeniu faktur do rejestru VAT. Działa pod warunkiem, że została włączona w konfiguracji firmy (Comarch).
Warto to sprawdzić na początku, zamiast później szukać przyczyny powielonych zapisów.
Kroki: zanim zaczniesz coś dokładać
Gdybyśmy miał uporządkować import dokumentów w biurze rachunkowym, zaczęlibyśmy od sprawdzenia obecnego sposobu pracy. Nie ma sensu budować czegoś, co program już potrafi zrobić.
- Sprawdzamy wersję programu i upewniamy się, czy używana licencja obejmuje moduł KSeF.
- Spisujemy źródła dokumentów dla każdego klienta. Mogą to być faktury z KSeF, pliki PDF otrzymywane mailem, zestawienia ze sklepu internetowego albo dokumenty z kasy.
- Dla dokumentów z KSeF w pierwszej kolejności korzystamy z funkcji dostępnych w programie. Jeśli potrafi sam pobierać faktury, nie dokładamy do tego kolejnego narzędzia. To najtańsze rozwiązanie.
- Dla pozostałych dokumentów ustalamy format importu, który obsługuje program. W Rewizorze GT może to być EDI++, a w innych programach ich własne formaty XML lub CSV.
- Przygotowujemy narzędzie zamieniające pliki i zestawienia otrzymywane od klientów na odpowiedni format. Uwzględniamy przy tym sprawdzanie NIP-ów, sum i duplikatów.
- Testujemy import na zamkniętym miesiącu. Porównujemy wyniki z dokumentami, które zostały wcześniej wprowadzone ręcznie. Dzięki temu możemy sprawdzić, czy niczego nie brakuje i czy kwoty się zgadzają.
- Ustalamy, co zrobić z nierozpoznanym dokumentem. Taki dokument powinien trafić na listę do ręcznego sprawdzenia. Nie chcemy, żeby niekompletne albo błędnie odczytane dane trafiały do księgowości bez żadnego ostrzeżenia.
Na co uważać
Przy przygotowywaniu importu zwrócilibyśmy szczególną uwagę na trzy sytuacje.
- Duplikaty z dwóch dróg. Ta sama faktura może pojawić się w KSeF i dodatkowo przyjść mailem jako PDF. Żeby nie zaksięgować jej dwa razy, sprawdzamy numer KSeF albo zestawienie NIP-u sprzedawcy z numerem faktury.
- Korekty. W strukturze FA(3) faktura korygująca ma rodzaj KOR, a podawane w niej kwoty oznaczają różnicę (MF, broszura FA(3)). Narzędzie importujące musi umieć rozpoznać taki dokument i odpowiednio go obsłużyć.
- Nowy kontrahent. Jeśli faktura zawiera NIP, którego nie ma jeszcze w bazie, import musi wiedzieć, co z nim zrobić. Można automatycznie dodać kontrahenta albo zatrzymać dokument do sprawdzenia. Ważne, żeby nie przechodził dalej bez kontroli.
Jeśli potrzebujesz narzędzia pośrodku
Jeśli Twój program nie obsługuje któregoś z formatów dokumentów, możemy przygotować narzędzie, które zamieni taki plik na format odpowiedni do importu.
Za zamianę jednego typu pliku w import do programu księgowego mamy pakiet za 890 zł. Czas realizacji to do 5 dni roboczych.
Zanim podamy ostateczną wycenę, sprawdzamy na przykładzie, czy konkretna wersja programu będzie w stanie wczytać przygotowany plik. Wolimy to ustalić wcześniej, niż dostarczyć coś, czego nie da się później wykorzystać.
Więcej informacji zamieściliśmy na stronie Import faktur do programu księgowego.
Przygotowaliśmy też demo „Faktury z KSeF do arkusza”, na którym można zobaczyć, jak wygląda praca z danymi pobranymi z KSeF.
Jeśli interesują Cię również inne sposoby ograniczenia ręcznej pracy w księgowości, opisaliśmy je w artykule 5 automatyzacji po KSeF.
FAQ
Czy Optima pobiera faktury z KSeF bez dodatkowych programów?
Według dokumentacji Comarch tak, w menu KSeF/Faktury, pod warunkiem nadania operatorowi uprawnienia i skonfigurowania KSeF w danych firmy (Comarch).
Jakim sposobem Optima loguje się do KSeF?
Dokumentacja wymienia podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczną, certyfikat KSeF albo token (to samo źródło).
Co to jest plik EDI++?
Format wymiany dokumentów programów InsERT, z rozszerzeniem .epp. Rewizor GT wczyta dokumenty z programu innej firmy, jeśli plik ma strukturę zgodną z EDI++ (InsERT).
Czy import obejmuje faktury sprzedaży?
W Optimie tak, jeśli operator ma zaznaczoną także opcję sprzedaży (Comarch).
Mam Symfonię. Co z nią?
Nie opisujemy jej szczegółowo, bo nie sprawdziliśmy aktualnej dokumentacji producenta. Zanim cokolwiek zamówisz, sprawdzamy to na Twojej wersji.
Stan na 26.10.2026. Funkcje programów zmieniają się z wersjami.