KSeF w małej firmie: koniec zwolnienia 1 stycznia 2027
KSeF obowiązuje od 1 kwietnia 2026 r. (największe firmy od 1 lutego). Firmy, które fakturują do 10 tys. zł brutto miesięcznie, są z niego zwolnione tylko do 1 stycznia 2027 r. Ta strona jest dla nich: jak wejść do KSeF bez dokładania sobie pracy.
Co zmienia koniec zwolnienia z KSeF w 2027
Od 1 stycznia 2027 r. faktury w KSeF wystawiają także najmniejsze firmy, które w 2026 roku mogły z tego zwolnienia korzystać. Kończy się też wyjątek dla faktur z kas rejestrujących. Program do faktur zwykle już ma KSeF, ale problem zaczyna się dookoła niego.
Faktury kosztowe przychodzą teraz jako XML, a nie PDF w mailu. Trzeba je pobrać, przejrzeć i przekazać do biura. Numer KSeF musi trafić tam, gdzie wcześniej nikt go nie wpisywał: do zestawień, do sklepu, do arkusza płatności. Jeśli sprzedajesz przez sklep albo Allegro, faktury z tamtego systemu też muszą przejść przez KSeF.
Jak to działa i na co uważać, krok po kroku opisujemy w artykule KSeF od 2027 dla firm ze sprzedażą do 10 tys. zł: co zrobić. Tutaj jest usługa: co zrobimy, co dostajesz i ile to kosztuje.
Przykład danych przed i po
Najczęściej spotykamy: wFirma, inFakt, Fakturownia, Subiekt GT i nexo, Comarch Optima, Symfonia, sklepy na WooCommerce i Shoperze, BaseLinker (Base) oraz kasy fiskalne. Faktury z KSeF to pliki XML w strukturze FA(3), a na zewnątrz zwykle potrzebny jest Excel, CSV albo plik importu programu.
Wejście · paczka z KSeF
FV_2027_01_014.xml FV_2027_01_015.xml KOR_2027_01_002.xml FV_2027_01_015 (1).xml
Wyjście · arkusz „Koszty styczeń”
| Dokument | Brutto | Status |
|---|---|---|
| FV/014/01/2027 | 1 240,00 | gotowe |
| FV/015/01/2027 | 860,50 | gotowe |
| KOR/002/01/2027 | −120,00 | gotowe |
| FV/015/01/2027 | 860,50 | duplikat |
Jak przygotowujemy firmę do KSeF
Najpierw krótka pisemna ocena: czy to się opłaca i czego potrzebujemy. O co zapytamy: w czym wystawiasz faktury, czy sprzedajesz przez sklep albo kasę, ile faktur kosztowych dostajesz miesięcznie i kto prowadzi Ci księgowość.
- Sprawdzamy, skąd dziś wychodzą Twoje faktury i skąd przychodzą koszty: program, sklep, kasa, mail.
- Ustalamy, co już robi Twój program, a czego brakuje, żeby nie płacić za coś, co masz w cenie abonamentu.
- Brakujące kawałki łączymy: pobranie faktur kosztowych do arkusza albo dla biura, numery KSeF w zestawieniach, kontrola, czy każda faktura ze sklepu ma numer KSeF.
- Testujemy na kilku prawdziwych fakturach, zanim zacznie to działać na co dzień.
Na co uważać przy wejściu do KSeF
- Faktury wystawiane poza głównym programem, np. przez sklep, BaseLinkera albo kasę, łatwo przeoczyć. Każde miejsce, które wystawia faktury, trzeba sprawdzić osobno.
- Uprawnienia w KSeF nadaje się osobom i programom. Warto ustalić, kto ma prawo tylko do odczytu, a kto do wystawiania, zanim dostęp dostanie biuro albo zewnętrzne narzędzie.
- Faktury kosztowe nie przychodzą już mailem. Jeśli nikt ich regularnie nie pobiera, biuro dostaje niepełne dane na koniec miesiąca.
Co dostajesz przed 1 stycznia
- listę tego, co trzeba zmienić przed 1 stycznia, a czego nie
- faktury kosztowe z KSeF w arkuszu albo w paczce dla biura
- kontrolę, która pokaże fakturę bez numeru KSeF
Kiedy to się opłaca, a kiedy nie
Opłaca się, gdy ktoś co miesiąc ręcznie pobiera faktury kosztowe, przepisuje je do arkusza albo wysyła biuru paczkę maili z załącznikami. Wtedy jedno połączenie zdejmuje tę pracę na stałe.
Nie opłaca się, gdy masz kilka faktur miesięcznie i program, który sam wszystko pobiera i przekazuje biuru. Wtedy napiszemy, że niczego nie trzeba dokładać.
Ile kosztuje przygotowanie do KSeF
Import pliku do programu: Subiekt, Optima, wFirma, Rewizor i inne: 890 zł, do 5 dni roboczych. Jeden typ pliku (CSV, XML, Excel) zamieniamy w plik, który przyjmuje Twój program, i dokładamy instrukcję. Zobacz w cenniku.
Prowadzisz biuro rachunkowe i widzisz ten problem u klientów? Zobacz program partnerski dla biur.
Zanim napiszesz, możesz to sprawdzić sam: demo „Faktury z KSeF do arkusza” działa w przeglądarce, na fikcyjnych albo własnych danych.
Pytania o KSeF w małej firmie
Czy muszę zmieniać program do faktur?
Zwykle nie. Większość programów ma już KSeF. Sprawdzamy, co Twój robi sam, i dokładamy tylko to, czego brakuje.
Czy pomagacie w sprawach podatkowych?
Nie. Zajmujemy się przepływem danych i plikami. O to, jak fakturę rozliczyć, pytaj księgowego, a my zrobimy tak, żeby dostał dane bez przepisywania.
Ile to kosztuje?
Pojedyncze połączenie albo import pliku to stała cena 890 zł. Jeśli trzeba spiąć kilka miejsc naraz, wyceniamy po krótkiej pisemnej ocenie.
Czy pobierzecie za mnie faktury z KSeF?
Możemy przygotować połączenie, które pobiera je samo, z uprawnieniem nadanym tylko do odczytu. Dostęp nadajesz Ty i możesz go w każdej chwili odebrać.
Co z fakturami ze sklepu internetowego?
Sprawdzamy, czy sklep albo BaseLinker wystawia faktury sam, czy przez program. Jeśli faktury powstają poza programem z KSeF, dokładamy ich wysyłkę albo kontrolę numerów KSeF.
Czy zdążycie przed 1 stycznia?
Proste połączenie trwa zwykle do 5 dni roboczych od akceptacji wyceny. Im wcześniej napiszesz, tym więcej czasu zostanie na testy na prawdziwych fakturach.
Zobacz też
Opisz, jak to wygląda u Ciebie.
Kilka zdań i przykładowy plik wystarczą. W dni robocze odpowiadamy w ciągu kilku godzin.