Kiedy OFF, BFK, a kiedy DI w JPK_V7: ściąga dla biura

Krótka odpowiedź: w JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) przy każdym dokumencie w ewidencji trzeba podać numer KSeF albo jedno z trzech oznaczeń. Jeśli faktura ma już numer KSeF w dniu składania JPK, wpisujesz ten numer, niezależnie od tego, w jakim trybie została wystawiona. OFF dotyczy faktury wystawionej podczas awarii KSeF, która jeszcze nie ma numeru. BFK oznacza fakturę elektroniczną albo papierową wystawioną poza KSeF. Z kolei DI stosuje się do dowodów innych niż faktura oraz faktur z trybu offline24 lub niedostępności KSeF, które nadal czekają na numer (MF, zestawienie znaczników).

Wolisz zlecić to komuś? Raport oznaczeń OFF, BFK i DI: robimy to za Ciebie, stała cena 990 zł.

Ważna różnica: przy OFF nie trzeba później korygować JPK. Przy DI dla faktury offline trzeba wrócić do wpisu i zastąpić oznaczenie numerem KSeF.

Piszemy o tym z praktyki budowania dla biur rachunkowych zestawień rejestrów z KSeF, a nie jako doradcy podatkowi. Zebraliśmy tutaj najważniejsze informacje z materiałów Ministerstwa Finansów. Ostateczną decyzję o oznaczeniu zawsze podejmuje księgowy.

Skąd to pole

Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje nowa struktura JPK_VAT z deklaracją, czyli JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3). W części ewidencyjnej trzeba wykazywać numer KSeF faktury, zarówno przy sprzedaży, jak i zakupach (MF, Numer KSeF i zbiorczy identyfikator).

Pole ma dość długą nazwę: „Dane z faktur lub oznaczenia dotyczące występowania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur” (MF, broszura JPK_VAT z deklaracją).

Najważniejsze w tych zasadach są słowa „na dzień złożenia”. Liczy się stan faktury w momencie wysyłania JPK, a nie to, jak wyglądała sytuacja w dniu jej wystawienia.

Ściąga: ewidencja sprzedaży

Źródło całej tabeli: MF, zestawienie znaczników.

MF wymienia tam dla sprzedaży również przypadki WNT, importu usług, importu towarów z art. 33a oraz dostaw z art. 17 ust. 1 pkt 5. Zasada jest taka: faktura otrzymuje BFK, a jeśli zapis opiera się na dowodzie innym niż faktura, stosuje się DI.

Ściąga: ewidencja zakupów

Źródło: to samo zestawienie MF, część „Zakupy”.

Na czym biuro najczęściej traci czas

• Faktura offline bez numeru w dniu JPK. Trzeba oznaczyć ją jako DI, a kiedy dostanie numer KSeF, wrócić do wpisu i go poprawić. Dlatego warto prowadzić listę takich faktur, żeby żadna nie umknęła przy kolejnym rozliczeniu.
• Numer faktury zapisany inaczej w programie i w KSeF. Czasem różnica sprowadza się do ukośnika, spacji albo wielkości liter. Przy porównywaniu rejestru z danymi KSeF taka faktura wygląda wtedy na brakującą, chociaż w rzeczywistości jest w systemie.
• Faktury z kas w 2026 r. Po stronie zakupów mają oznaczenie BFK. Od 1 stycznia 2027 r. nie będzie już można wystawiać faktur z kasy, a paragon z NIP przestanie być uznawany za fakturę (biznes.gov.pl, Kasy fiskalne). Z czasem te przypadki więc znikną.
• Mylenie pola KSeF z polem TypDokumentu. Oznaczenia RO, WEW i FP wpisuje się w osobnym polu dotyczącym typu dowodu (MF, broszura JPK_VAT). Przy WNT i imporcie usług udokumentowanych dowodem wewnętrznym MF wskazuje dwa oznaczenia jednocześnie: WEW jako typ dowodu i DI w polu KSeF.

Kroki: kontrola przed wysłaniem JPK

1. Wyeksportuj rejestr VAT klienta z programu za dany okres.
2. Pobierz listę faktur z KSeF za ten sam okres, zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych.
3. Połącz dokumenty w pary na podstawie NIP-u, numeru faktury, daty i kwoty. Wcześniej ujednolić trzeba sposób zapisu numerów.
4. Uzupełnij numer KSeF przy każdej fakturze, którą udało się odnaleźć.
5. Przy dokumentach bez numeru zapisz powód: awaria, offline24 bez numeru, faktura spoza KSeF albo dowód wewnętrzny. To informacja pomocnicza, nie ostateczna decyzja o oznaczeniu.
6. Zachowaj listę DI dla faktur offline, które nadal czekają na numer KSeF. Wróć do niej przy przygotowywaniu kolejnego JPK.

Przy kilku klientach można to jeszcze ogarnąć w arkuszu. Przy kilkudziesięciu robi się z tego sporo powtarzalnej pracy.

Dlatego budujemy raporty, które same łączą dane z rejestru z listą faktur z KSeF. Narzędzie pokazuje proponowane oznaczenie i wyjaśnia, skąd ta propozycja. Decyzja nadal należy do księgowego, a biuro wysyła JPK ze swojego programu.

Takie rozwiązanie opisujemy na stronie Oznaczenia JPK: OFF, BFK, DI. Raport z do 3 źródeł kosztuje 990 zł (cennik).

Więcej przykładów podobnych usprawnień zebraliśmy w artykule 5 automatyzacji po KSeF, a o współpracy z biurami piszemy na stronie Dla biur rachunkowych.

FAQ

Faktura była wystawiona w offline24, ale przed złożeniem JPK dostała numer. Co wpisać?

Numer KSeF. MF wyraźnie wskazuje, że jeśli faktura ma już numer w chwili składania JPK, należy go podać niezależnie od trybu wystawienia (MF, zestawienie znaczników).

Czym różni się OFF od DI przy fakturach offline?

OFF dotyczy faktur wystawionych podczas awarii KSeF. Po nadaniu im numeru nie trzeba korygować JPK. DI stosuje się przy fakturach z offline24 i niedostępności KSeF. W ich przypadku trzeba później skorygować oznaczenie na numer KSeF (to samo źródło).

Sprzedaję konsumentom bez KSeF. Jakie oznaczenie?

Faktura dla konsumenta wystawiona poza KSeF to jeden z przykładów zastosowania BFK, które MF podaje w swojej broszurze (MF, broszura JPK_VAT).

Faktura od dostawcy z Niemiec?

Według zestawienia MF faktury przy WNT i imporcie usług otrzymują BFK. Jeśli nie ma faktury, a transakcję dokumentuje dowód wewnętrzny, trzeba zastosować DI oraz WEW (MF, zestawienie znaczników).

Czy narzędzie może samo wybrać oznaczenie?

Może je zaproponować na podstawie reguł ustalonych z księgowym i pokazać, dlaczego wskazało właśnie takie oznaczenie. Ostateczna decyzja pozostaje jednak po stronie księgowego.

Stan na 29.10.2026. Przed podjęciem decyzji sprawdź aktualne materiały MF na podatki.gov.pl i ksef.podatki.gov.pl.