Brakujące faktury do zamówień z Allegro: jak je znaleźć w 5 minut

Krótka odpowiedź: pobierz zestawienie sprzedaży z Allegro za wybrany miesiąc i eksport faktur z programu księgowego za ten sam okres. Następnie porównaj oba pliki po numerze zamówienia. Te zamówienia, do których nie udało się dopasować faktury, to lista braków do sprawdzenia.

Brakującą fakturę dodajesz w Allegro, w zakładce Zamówienia, przez opcję „Dodaj dowód zakupu” albo przez API. Nie wysyłasz jej w wiadomości (Pomoc Allegro, zasady komunikacji).

Jeśli masz już oba pliki, samo porównanie w sprawdzarce zajmie kilka minut.

Dlaczego faktury giną

Przy integracjach sklepów najczęściej spotykamy trzy sytuacje:

• Kupujący zaznaczył, że chce fakturę, ale integracja jej nie wystawiła. Czasem wystarczy, że zamówienie trafiło do systemu w nietypowym stanie, np. po dopłacie albo zmianie adresu.
• Dwa systemy próbują robić to samo. Przykładowo sklep ma własną wtyczkę do fakturowania, a dodatkowo działa BaseLinker. Jedno połączenie wystawia fakturę, drugie ją pomija. Bywa też odwrotnie i oba systemy wystawiają dokument, przez co powstaje duplikat.
• Faktura została wystawiona, ale nie trafiła do Allegro. W programie księgowym wszystko się zgadza, tylko kupujący nie widzi dokumentu przy zamówieniu i pisze do sprzedawcy, że nie dostał faktury.

Kupujący zaznacza opcję „Chcę otrzymać fakturę” podczas składania zamówienia, w formularzu dostawy i płatności (Allegro Pomoc dla kupujących).

W zestawieniu sprzedaży można rozpoznać takie zamówienia po uzupełnionych danych do faktury, np. w polu InvoiceTaxId, które zawiera NIP (Pomoc Allegro, zestawienie sprzedaży).

Kroki

1. Pobierz zestawienie sprzedaży. W Allegro wejdź w Zamówienia > „zestawienie sprzedaży”, wybierz okres i potrzebne pola, a następnie kliknij „zamów”. Gotowy plik CSV dostaniesz mailem (Pomoc Allegro).
2. Zostaw tylko zamówienia wymagające faktury. Sprawdź, które mają uzupełnione dane do faktury. Odrzuć anulowane zamówienia, czyli te z SellerStatus = cancelled.
3. Uważaj na daty. Pole OrderDate zawiera czas UTC (to samo źródło). Jeśli filtrujesz zamówienia według miesiąca, sprawdź szczególnie te z ostatnich godzin. Przez różnicę czasu łatwo pominąć zamówienie na granicy dwóch miesięcy.
4. Wyeksportuj wystawione faktury. Zrób eksport z programu, którego używasz, np. wFirma, Fakturownia, inFakt albo Subiekt. Potrzebujesz pliku CSV lub XLSX.
5. Dopasuj faktury do zamówień. Najlepiej zrobić to po numerze zamówienia Allegro. Programy zapisują go zwykle w uwagach albo osobnej kolumnie. Jeśli nie masz tego numeru, możesz porównać kwotę, nabywcę i datę. Takie dopasowanie uznaj jednak za poprawne tylko wtedy, gdy nie ma żadnych wątpliwości, że chodzi o tę samą transakcję.
6. Sprawdź trzy rodzaje niezgodności. Szukaj zamówień bez faktury, faktur bez przypisanego zamówienia oraz sytuacji, w których do jednego zamówienia pasują dwie faktury.
7. Uzupełnij braki. Po sprawdzeniu wyników wystaw brakujące dokumenty i dodaj każdą fakturę do odpowiedniego zamówienia w Allegro.

Jeśli nie wiesz, które kolumny zostawić w eksporcie, opisaliśmy je dokładniej w artykule Zestawienie sprzedaży z Allegro dla księgowej.

Co znaczy każdy wynik

Gdzie dodać fakturę

Allegro udostępnia do tego opcję „Dodaj dowód zakupu” w zakładce Zamówienia. Można w ten sposób przekazać kupującemu dokument sprzedaży, np. fakturę, fakturę ustrukturyzowaną lub paragon. Obsługiwany jest PDF albo link do paragonu. Dokument można też dodać przez API.

Nie ma sensu wysyłać faktury w wiadomości Allegro. Zgodnie z aktualnymi zasadami, jeśli serwis wykryje dokument sprzedaży w wiadomości, przeniesie go do zamówienia w Nasze zakupy, a samą wiadomość zablokuje (Pomoc Allegro).

Jest też korzyść dla sprzedawcy. Jeśli dokument został dodany do zamówienia, Allegro przejmuje obsługę pytań w rodzaju „gdzie jest moja faktura” (to samo źródło).

Trzeba jeszcze pamiętać o KSeF. Jeśli kupującym jest firma, faktura musi przejść przez KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie również najmniejszych sprzedawców (ksef.podatki.gov.pl).

Więcej na ten temat napisaliśmy w artykule KSeF od 1 stycznia 2027.

Zrób to w 5 minut

Nie musisz ręcznie przeszukiwać dwóch arkuszy i sprawdzać numerów zamówień jeden po drugim.

Przygotowaliśmy sprawdzarkę rozjazdów sklepu i księgowości, która wykonuje kroki 5 i 6. Wczytujesz eksport zamówień i eksport faktur, a narzędzie porównuje dane i pokazuje, czego brakuje.

W wynikach zobaczysz brakujące faktury, faktury bez zamówień, różnice w kwotach i duplikaty. Całość możesz pobrać do Excela.

Pliki nie są nigdzie wysyłane, zostają w Twojej przeglądarce. Wersja demonstracyjna obsługuje do 500 wierszy w każdym pliku.

Jeśli takie braki pojawiają się regularnie, samo porównywanie plików nie rozwiąże problemu. Trzeba znaleźć przyczynę w integracji, żeby błędy przestały wracać.

W takich przypadkach zaczynamy od przeglądu integracji za 390 zł. Zakres opisaliśmy na stronie Integracja Allegro i sklepu z księgowością.

FAQ

Czy mogę wysłać fakturę kupującemu mailem?

Allegro wskazuje dwie metody udostępniania dokumentów: opcję „Dodaj dowód zakupu” oraz API. Jeśli wyślesz fakturę w wiadomości Allegro, serwis przeniesie dokument do zamówienia i zablokuje samą wiadomość (Pomoc Allegro). Nadal możesz też dołączyć papierową fakturę do paczki (to samo źródło).

Gdzie kupujący widzi dodaną fakturę?

W zakładce Nasze zakupy, po wejściu w szczegóły konkretnego zakupu (Allegro Pomoc dla kupujących). Jeśli faktura została wystawiona na firmę, kupujący znajdzie ją również w KSeF.

Skąd wiem, które zamówienia wymagały faktury?

Sprawdź dane do faktury w zestawieniu sprzedaży Allegro. Przydadzą się zwłaszcza pola InvoiceTaxId i InvoiceCompanyName (Pomoc Allegro).

Sprzedaję też w sklepie. Czy porównanie obejmie oba kanały?

Tak, pod warunkiem że wczytasz zamówienia ze wszystkich kanałów sprzedaży. Możesz np. przygotować wspólny eksport z BaseLinkera. Zamówienia spoza Allegro będą wtedy widoczne z innym prefiksem.

Stan na 26.10.2026. Zasady Allegro zmieniały się w ostatnich miesiącach.