Allegro i sklepy
Zestawienie sprzedaży z Allegro dla księgowej: co ma zawierać i jak je zrobić
Krótka odpowiedź: w Nasze Allegro przejdź do zakładki Zamówienia. Na dole strony znajdziesz opcję „zestawienie sprzedaży”. Wybierz okres i potrzebne pola, a Allegro wyśle Ci plik CSV mailem (Pomoc Allegro).
Sam plik to jednak dopiero połowa roboty. Przed wysłaniem go księgowej usuwamy zbędne kolumny, przeliczamy daty z UTC na czas polski i sprawdzamy, czy zamówienia zgadzają się z wystawionymi fakturami. Chodzi o to, żeby księgowa dostała tabelę, w której wiadomo, jaki dokument odpowiada danemu zamówieniu. A jeśli dokumentu brakuje, żeby od razu było wiadomo dlaczego.
Skąd wziąć dane
Allegro udostępnia dwa sposoby pobierania danych:
| Sposób | Gdzie | Co dostajesz | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Zestawienie sprzedaży | Zamówienia > „zestawienie sprzedaży” | CSV mailem, wybrany okres | dane do dwóch lat wstecz (Pomoc Allegro) |
| Eksport zaznaczonych zamówień | Zamówienia > zaznacz > „eksportuj dane” | CSV albo XML od razu | wymaga Abonamentu Allegro (Allegro Help, EN) |
Jeśli sprzedaż odbywa się nie tylko na Allegro, ale też we własnym sklepie, a zamówienia trafiają do BaseLinkera, zaczęlibyśmy od eksportu właśnie stamtąd. Dostaniemy wtedy dane ze wszystkich kanałów w jednym miejscu. Raport z Allegro zostawilibyśmy do sprawdzenia, czy wszystko się zgadza.
Które kolumny przekazać
Eksport z Allegro zawiera kilkadziesiąt kolumn. Są tam również adresy e-mail i numery telefonów klientów, których księgowa zwykle nie potrzebuje. Nie widzimy sensu w przekazywaniu danych osobowych na zapas.
Z pól opisanych w Pomocy Allegro wybralibyśmy następujące:
| Kolumna Allegro | Po co księgowej |
|---|---|
| OrderId | numer zamówienia, klucz do łączenia z fakturą |
| OrderDate | data zamówienia (w UTC, patrz niżej) |
| SellerStatus | czy zamówienie nie zostało anulowane (cancelled) |
| BuyerCompany, InvoiceCompanyName | czy kupiła firma |
| InvoiceTaxId | NIP nabywcy, gdy chciał fakturę |
| PaymentAmount, PaymentCurrency, PaymentStatus | ile i czy zapłacono |
| DeliveryAmount | koszt dostawy, który też jest sprzedażą |
| TotalToPayAmount, TotalPaidAmount | kwota do zapłaty i zapłacona |
| Name, Quantity, Price (pozycje) | co sprzedano, gdy księgowa rozbija sprzedaż na stawki VAT |
Dodalibyśmy jeszcze jedną kolumnę, której nie znajdziesz w eksporcie Allegro: numer faktury albo paragonu z programu do fakturowania.
Bez tego trudno szybko ustalić, czy konkretne zamówienie zostało już udokumentowane.
Kroki: zestawienie za miesiąc
Tak przygotowalibyśmy miesięczne zestawienie:
- Zamawiamy zestawienie za cały miesiąc, ale dodajemy po jednym dniu przed i po wybranym okresie. To potrzebne ze względu na różnicę między czasem UTC a polskim.
- Przeliczamy daty. Pole OrderDate w eksporcie Allegro zapisane jest w UTC (Pomoc Allegro). Przykładowo zamówienie z 1 listopada, złożone o 0:30 czasu polskiego, będzie miało w pliku datę 31 października. Zimą dodajemy godzinę, latem dwie. Dopiero po przeliczeniu filtrujemy zamówienia z właściwego miesiąca.
- Oddzielamy zamówienia od pozycji. W pliku są najpierw wiersze zamówień, następnie ofert i usług dodatkowych. Po OrderId możemy znaleźć wszystkie wiersze dotyczące jednego zamówienia (to samo źródło). Do liczenia sum używamy wierszy zamówień. Jeśli potrzebujemy podziału na stawki VAT, korzystamy z wierszy ofert.
- Odkładamy anulowane zamówienia. Filtrujemy SellerStatus = cancelled i usuwamy takie pozycje z głównego zestawienia. Nie kasujemy ich jednak całkowicie. Zostawiamy osobną listę, żeby w razie pytań księgowej móc wyjaśnić, co się z nimi stało.
- Eksportujemy faktury z programu księgowego lub do fakturowania za ten sam okres.
- Dopasowujemy faktury do zamówień. Najwygodniej zrobić to po numerze zamówienia. W wielu programach do faktur taki numer można znaleźć w uwagach albo w osobnym polu.
- Sprawdzamy, co się nie zgadza. Szukamy zamówień bez faktur, faktur bez odpowiadających im zamówień, różnic w kwotach i sytuacji, w których do jednego zamówienia wystawiono dwie faktury.
- Wysyłamy księgowej gotowe zestawienie razem z listą znalezionych różnic. Wolimy od razu pokazać, co wymaga wyjaśnienia, niż czekać, aż księgowa sama zacznie szukać problemu.
Na czym najczęściej się rozjeżdża
Samo pobranie pliku jest proste. Więcej pracy zaczyna się przy porównywaniu go z dokumentami sprzedaży.
Najczęściej sprawdzilibyśmy te cztery rzeczy:
- Zwroty. Klient oddał towar i dostał pieniądze z powrotem, ale zamówienie nadal widnieje w Allegro. W księgowości trzeba uwzględnić korektę albo inny odpowiedni dokument. Sam eksport zamówień tego nie załatwia.
- Koszt dostawy. Raz jest uwzględniony na fakturze, innym razem ktoś go pomija. Przy pojedynczym zamówieniu różnica wynosi kilkanaście złotych, ale przy większej liczbie zamówień robi się z tego zauważalna kwota.
- Faktura wystawiona dwa razy. Zdarza się, gdy fakturę generuje jednocześnie wtyczka sklepu i BaseLinker. Jedno zamówienie, dwa dokumenty.
- Granica miesiąca. Zamówienie złożone tuż po północy czasu polskiego może mieć w eksporcie datę z poprzedniego dnia. Jeśli nie przeliczymy UTC, część zamówień trafi do niewłaściwego miesiąca.
Przy integracjach sklepów zwracamy szczególną uwagę na to, który system odpowiada za wystawianie dokumentów i obsługę korekt. Samo Allegro nie musi być źródłem problemu. Czasem dwa połączenia wykonują tę samą czynność, a czasem okazuje się, że za korekty nie odpowiada żadne z nich.
Sprawdź to automatycznie
Nie trzeba ręcznie dopasowywać każdej faktury do zamówienia ani budować do tego skomplikowanych formuł w Excelu.
Przygotowaliśmy Sprawdzarkę rozjazdów sklepu i księgowości, która robi właśnie to porównanie.
Wczytujesz eksport zamówień z Allegro, BaseLinkera, WooCommerce lub Shopera, a następnie eksport faktur z wFirmy, Fakturowni, inFaktu lub Subiekta. Narzędzie dopasowuje dokumenty do zamówień i pokazuje, gdzie brakuje faktury, nie zgadza się kwota albo pojawił się duplikat.
Wynik można pobrać jako plik Excel. Całość działa w przeglądarce, a przesłane pliki nie opuszczają Twojego komputera.
Jeśli podobne różnice pojawiają się co miesiąc, samo porównywanie danych może nie wystarczyć. Warto wtedy sprawdzić, skąd biorą się błędy i czy da się je wyeliminować w integracji między systemami.
Więcej o takim podejściu napisaliśmy na stronie Integracja Allegro i sklepu z księgowością.
FAQ
Czy księgowej wystarczy samo zestawienie z Allegro?
To zależy od biura. Zestawienie pokazuje zamówienia i wpłaty, ale nie mówi, jaki dokument sprzedaży wystawiłeś. Dlatego dopisujemy numer faktury lub paragonu.
Jak daleko wstecz mogę pobrać dane?
Zestawienie sprzedaży obejmuje maksymalnie dwa lata wstecz (Pomoc Allegro).
Dlaczego suma z Allegro różni się od sumy faktur?
Najczęściej przez zwroty, anulowane zamówienia, koszt dostawy albo duplikaty faktur. Rzadziej przez granicę miesiąca w UTC.
Czy wysyłać księgowej dane kupujących?
Tylko te, które są jej potrzebne, zwykle nazwę firmy i NIP przy fakturach. E-maili i telefonów nie wysyłaj.
Czy opłaty i prowizje Allegro są w tym zestawieniu?
Nie ma ich na liście pól zestawienia sprzedaży (Pomoc Allegro). To koszty, które dokumentuje się osobno.
Stan na 26.10.2026. Nazwy przycisków w Allegro mogą się zmienić.