Allegro i sklepy
BaseLinker nie pobiera zamówień: co sprawdzić po kolei
Krótka odpowiedź: najpierw ustal, czy zamówienia naprawdę nie ma, czy tylko nie jest jeszcze gotowe do realizacji. Zamówienie z Allegro pojawia się w panelu etapami, a pełne dane dostaje dopiero po opłaceniu albo wyborze pobrania. Jeśli zamówienia nie ma wcale, sprawdź połączenie z kontem, włączone pobieranie i ręczny import.
BaseLinker działa dziś pod nazwą Base.com, ale wiele osób nadal szuka go pod starą nazwą, więc używamy obu. Ten tekst opieramy na publicznej dokumentacji Base. Nazwy i układ opcji w Twoim panelu mogą się trochę różnić.
Objaw i pierwsze podejrzenie
| Co widzisz | Najbardziej prawdopodobna przyczyna | Co sprawdzić |
|---|---|---|
| Zamówienie jest w panelu, ale bez adresu i danych do faktury | klient jeszcze nie zapłacił, to etap niepełny | czy na Allegro zamówienie jest opłacone albo za pobraniem |
| Zamówienia nie ma, choć minęło kilka minut | zwykły odstęp między pobraniami | ustawienie 10 lub 1 minuta, ręczny import |
| Nie przychodzą żadne zamówienia z jednego konta | wyłączone pobieranie albo przerwane połączenie | Integracje, zakładki Połączenie i Zamówienia |
| Zamówienie jest, ale ginie w panelu | trafia do innego statusu, niż się spodziewasz | Pobieranie zamówień – status, akcje automatyczne |
| Stan magazynowy się nie zmniejszył | zamówienie nie ma jeszcze pełnych danych | etap zamówienia, powiązanie oferty z produktem |
| Na liście są czerwone wykrzykniki przy zamówieniach klienta | anulowane zamówienia, które Allegro zastąpiło nowym | Informacje dodatkowe na karcie zamówienia |
| Brakuje starszych zamówień | pobieranie włączono później | od kiedy działa pobieranie, zasady dla danego kanału |
Co sprawdzić po kolei
- Znajdź zamówienie w panelu bez filtrów. Szukaj po numerze zamówienia albo loginie kupującego, we wszystkich statusach. Status, do którego trafiają nowe zamówienia, ustawiasz w polu „Pobieranie zamówień – status” (Pomoc Base, statusy zamówień Allegro).
- Sprawdź kartę zamówienia. W sekcji Informacje dodatkowe są numer transakcji Allegro, sposób płatności i komunikaty o błędach (Pomoc Base, zamówienia Allegro).
- Sprawdź, czy pobieranie jest włączone. Dla marketplace ścieżka to Integracje → Konto marketplace → Ustawienia → Zamówienia → Pobieranie zamówień, a dla sklepu Integracje → Sklepy internetowe → Ustawienia → Zamówienia → Pobieranie zamówień (Pomoc Base, pobieranie zamówień).
- Przetestuj połączenie z kontem. Pomoc Base opisuje połączenie z Allegro jako ważne przez rok od podłączenia. Może też zostać przerwane wcześniej, np. po zmianie hasła do konta Allegro. Wtedy użyj opcji ponownego połączenia konta. Nie usuwaj integracji, bo stracisz całą jej konfigurację (Pomoc Base, konfiguracja konta Allegro).
- Pobierz zamówienia ręcznie. Pomoc Base opisuje to dla sklepów i marketplace podłączonych przez API: Integracje → Ustawienia integracji → kolumna Pobierane dane → przycisk Zamówienia. Jeśli po ręcznym imporcie zamówienie się pojawi, a automatycznie dalej nie przychodzą, wróć do ustawień pobierania.
- Sprawdź źródło zamówienia. Upewnij się, że zamówienie istnieje w Allegro lub w sklepie, nie zostało anulowane i ma komplet danych. Przy sklepie sprawdź też, czy sposób wysyłki i punkt odbioru są zapisane po stronie sklepu. Czasem wymaga to dodatkowego modułu (Pomoc Base, pobieranie zamówień ze sklepu).
- Zgłoś sprawę do pomocy Base. Jeśli konfiguracja jest poprawna, a zamówienia nadal nie przychodzą, przygotuj numer konkretnego zamówienia, nazwę konta i godzinę złożenia zamówienia. To łatwiej sprawdzić niż ogólny opis „nic nie działa”.
Jak Allegro przekazuje zamówienie
Base dzieli zamówienia z Allegro na trzy etapy (Pomoc Base, zamówienia Allegro):
| Etap | Co oznacza | Co z tego wynika |
|---|---|---|
| Nowe | zakup bez wybranej dostawy i płatności (szara ikona P) | nie ma jeszcze danych do realizacji |
| Niepełne | klient wybrał wysyłkę, ale nie ma informacji o płatności (szara ikona P) | nie ma właściwego adresu ani danych do faktury, a klient może jeszcze zmienić ustawienia |
| Pełne | zamówienie opłacone albo za pobraniem (zielona ikona T) | są adres i dane do faktury, klient nie może już ich zmienić |
Ma to trzy praktyczne skutki:
- Stan magazynowy spada dopiero na etapie pełnym. To samo dotyczy przekazania zamówienia do sklepu.
- Automatyzacje realizacji najlepiej uruchamiać zdarzeniem „Pobrano FOD”. Base zaleca osobny status, np. „Do realizacji”, i akcję automatyczną, która przenosi tam zamówienie. Dla Allegro to zdarzenie zachodzi po opłaceniu albo wyborze pobrania.
- Pozorne duplikaty mogą być normalne. Klient może złożyć dwa nieopłacone zamówienia, a potem opłacić je razem. Allegro tworzy wtedy nowe zamówienie, a dwa wcześniejsze anuluje. Base pokaże je z czerwonymi wykrzyknikami. Warto kierować je do osobnego statusu akcją reagującą na anulowanie.
Sama częstotliwość też ma znaczenie. Zamówienia z Allegro i sklepów Base pobiera co 10 minut albo co minutę, zależnie od ustawień. Po włączeniu pobierania z Allegro, eBay i Amazon pojawiają się bieżące zamówienia. Ze sklepu system pobierze w ciągu godziny zamówienia z ostatnich 24 godzin (Pomoc Base).
Faktury z BaseLinkera i KSeF
Najważniejsza zasada: fakturę do KSeF powinien wysyłać tylko jeden program. Base wprost prosi o jeden kanał wysyłki. Jeśli faktury powstają w zewnętrznym programie księgowym albo ERP, wysyłkę trzeba obsłużyć właśnie tam. Integrację Base zaleca tylko wtedy, gdy faktury są wystawiane w Base i nie trafiają do innych programów (Pomoc Base, integracja z KSeF).
| Gdzie powstaje faktura | Kto wysyła ją do KSeF | Na co uważać |
|---|---|---|
| w Base | integracja KSeF w Base | seria numeracji, token, ustawienie wysyłki automatycznej |
| w programie księgowym lub ERP | ten program | nie włączaj równolegle wysyłki tych samych faktur z Base |
| częściowo tu, częściowo tam | każdy program tylko swoje faktury | osobne serie numeracji i jasny podział, co wystawia który system |
Z tej samej instrukcji Base wynika kilka rzeczy, które warto znać przed 1 stycznia 2027:
- Base nie pobierze faktur kosztowych. Integracja przesyła tylko dokumenty wystawione w Base i nie pobiera faktur kosztowych ani wystawionych w innych systemach. Faktury kosztowe musisz odbierać inną drogą.
- Numer KSeF nadaje system Ministerstwa Finansów, po przetworzeniu faktury. Numer i kod QR Base dopisuje później do dokumentu.
- Status „W przetwarzaniu” nie wymaga działania. Base sprawdza takie faktury co 60 minut. Ponowna ręczna wysyłka przed końcem przetwarzania może dać błąd duplikatu.
- Odrzucenie nie blokuje faktury. Gdy KSeF ją odrzuci, Base usuwa powiązanie i po poprawkach można wysłać dokument jeszcze raz.
- Token dla Base powinien mieć tylko prawo do wystawiania faktur. Każde środowisko KSeF wymaga osobnego tokenu. Więcej o dostępach piszemy w tekście Certyfikat i token KSeF.
- Tryb offline wymaga danych certyfikatu. Chodzi o numer seryjny, klucz prywatny i hasło do klucza. Zasady tego trybu opisaliśmy w tekście Tryb offline24 w KSeF.
- Nie każdy rodzaj faktury jest już obsługiwany. W dniu sprawdzenia instrukcja wymienia faktury zwykłe, a zaliczkowe, końcowe i VAT-marża oznacza jako „wkrótce”. Korekty są obsługiwane. Jeśli wystawiasz inne rodzaje, sprawdź ich aktualny stan przed uruchomieniem.
Jeśli Twoja firma dopiero wchodzi do KSeF, zacznij od tekstu KSeF od 2027 dla firm ze sprzedażą do 10 tys. zł. O to, czy dany dokument ma trafić do KSeF, zapytaj księgową. To decyzja podatkowa, a nie ustawienie techniczne.
BaseLinker i Subiekt GT
Base opisuje własną integrację z Subiektem GT przez bezpłatną aplikację Base Bridge, dostępną w ramach abonamentu. Może ona tworzyć w Subiekcie faktury, paragony, WZ, zamówienia od klientów, korekty i zwroty. Produkty łączy po SKU albo kodach kreskowych, a dane może wymieniać w jedną lub w obie strony (Base, integracja z Subiektem GT). To opis producenta, więc sprawdź go na swoich danych przed pełnym uruchomieniem.
Jeśli stany albo dokumenty się rozjeżdżają, sprawdź najpierw:
- Czy produkt ma ten sam SKU lub kod kreskowy w obu miejscach. Inaczej dane nie będą pasować do właściwej kartoteki.
- Który system jest źródłem stanów. Przy wymianie w obie strony trzeba to ustawić świadomie, zwłaszcza przy kilku magazynach.
- Czy równolegle nie działa drugi integrator. Dwa połączenia robiące to samo mogą tworzyć podwójne dokumenty albo nadpisywać sobie stany.
- Który program wysyła faktury do KSeF. Jeśli dokument powstaje w Subiekcie, wysyłka nie powinna iść równolegle z Base.
Kiedy poradzisz sobie sam, a kiedy warto zlecić przegląd
Jeśli problem dotyczy jednego zamówienia, kroki z tego tekstu zwykle wystarczą, żeby znaleźć przyczynę albo przygotować konkretne zgłoszenie do pomocy Base.
Inaczej jest, gdy co miesiąc brakuje faktur albo sumy nie zgadzają się z księgowością. Wtedy najpierw zobacz skalę. Wczytaj eksport zamówień i eksport faktur do naszej sprawdzarki rozjazdów. Pokaże braki faktur, różnice kwot i duplikaty, a pliki zostają w Twojej przeglądarce. Krok po kroku opisaliśmy to w tekście Brakujące faktury do zamówień z Allegro.
Jeśli rozjazdy wracają, trzeba znaleźć przyczynę w połączeniach. Taki przegląd integracji sklepu kosztuje u nas 390 zł. Dostajesz pisemną listę problemów z ceną naprawy każdego z nich, a jeśli zlecisz naprawę, kwotę przeglądu odliczamy.
FAQ
Czy usunięcie i ponowne dodanie konta Allegro pomoże?
Nie zaczynaj od tego. Pomoc Base ostrzega, że usunięcie połączenia kasuje całą konfigurację modułu. Jeśli połączenie jest przerwane, użyj opcji ponownego połączenia konta (Pomoc Base).
Dlaczego zamówienie jest w panelu, ale stan magazynowy się nie zmienił?
Stan zmniejsza się po pobraniu pełnych danych zamówienia, czyli po opłaceniu albo wyborze pobrania (Pomoc Base). Jeśli zamówienie jest pełne, a stan nadal się nie zmienił, sprawdź powiązanie oferty z produktem.
Czy BaseLinker pobierze faktury kosztowe z KSeF?
Nie. Base podaje, że nie ma takiej możliwości i nie planuje jej w przyszłości (Pomoc Base).
Czy integracja z KSeF w Base jest dodatkowo płatna?
Według Base nie. Działa w ramach abonamentu, bez dodatkowych opłat (Pomoc Base).
Czy mogę nie wysyłać do KSeF wybranych faktur?
Możesz wykluczyć wybrane serie numeracji, a w ustawieniach integracji wyłączyć przekazywanie faktur bez NIP odbiorcy (Pomoc Base, KSeF). Które dokumenty powinny trafić do KSeF, ustal z księgową.
Czy potrzebujecie dostępu do mojego konta, żeby sprawdzić problem?
Na początek zwykle wystarczą eksporty zamówień i faktur oraz opis problemu. Dostęp do konta jest potrzebny dopiero przy naprawie i tylko w niezbędnym zakresie.
Stan na 04.11.2026. Funkcje Base i zasady KSeF mogą się zmieniać, dlatego przed wdrożeniem sprawdź aktualną dokumentację.