Zamówienia z maili do Excela albo programu
Dla hurtowni, producentów i firm, w których zamówienia przychodzą mailem i ktoś je codziennie przepisuje.
Dlaczego przepisywanie zamówień z maili jest kosztowne
Stali klienci zamawiają w treści maila, w załączniku PDF albo we własnej tabelce w Excelu. Ktoś czyta każdą wiadomość, przepisuje indeksy i ilości do arkusza albo programu i pilnuje, żeby nic nie zginęło.
Pomyłki w indeksie albo ilości wychodzą zwykle dopiero przy kompletacji. A gdy ta osoba jest na urlopie, zamówienia czekają.
Do tego dochodzi wiedza w głowie jednej osoby: który klient zamawia w kartonach, a który w sztukach, kto pisze skrótem, a kto pełną nazwą. Gdy tej osoby nie ma, zamówienia czekają albo trafiają do arkusza z błędami.
Jak to działa i na co uważać, krok po kroku opisujemy w artykule Jak przenieść zamówienia z maili do Excela: kroki i pułapki. Tutaj jest usługa: co zrobimy, co dostajesz i ile to kosztuje.
Przykład danych przed i po
Skrzynki: Gmail, Outlook i Microsoft 365, poczta w hostingu (IMAP). Załączniki: PDF, XLSX, CSV. Cel: Arkusze Google, Excel, BaseLinker (Base), sklep albo plik importu do programu magazynowego, np. Subiekta. Przy swobodnie pisanych mailach pomaga AI, ale wynik zawsze przechodzi kontrolę indeksów.
Wejście · mail
Od: zakupy@budmar-przyklad.pl Temat: zam. 43/10 Prosimy: 12 szt KOL-PEX16, 4 szt ZAW-K12 dostawa czwartek, ul. Polna 3
Wyjście · arkusz „Zamówienia”
| Klient | Indeks | Ilość | Status |
|---|---|---|---|
| Budmar | KOL-PEX16 | 12 | gotowe |
| Budmar | ZAW-K12 | 4 | gotowe |
Jak zamówienia z maili trafiają do arkusza
Najpierw krótka pisemna ocena: czy to się opłaca i czego potrzebujemy. O co zapytamy: jak wyglądają zamówienia od kilku klientów, ilu jest stałych klientów, dokąd mają trafiać i jak oznaczacie indeksy.
- Skrypt regularnie sprawdza wybraną skrzynkę albo folder z zamówieniami.
- Z treści i załączników wyciąga klienta, indeksy, ilości i termin dostawy.
- Indeksy porównuje z listą produktów, a nietypowe ilości z tym, co klient zwykle zamawia.
- Pewne zamówienia trafiają do arkusza, sklepu albo pliku dla programu magazynowego. Niejasne dostają status „do sprawdzenia” z linkiem do maila.
Na co uważać przy automatyzacji zamówień z maili
- Odpowiedź klienta w tym samym wątku może zawierać stare zamówienie w cytacie. Automat musi czytać tylko nową część wiadomości.
- Klient zamawiający „to samo co ostatnio” albo zmieniający ilość w kolejnym mailu to przypadki do sprawdzenia przez człowieka, nie do zgadywania.
- Ten sam mail przetworzony dwa razy nie może tworzyć dwóch zamówień. Każdy wiersz ma link do maila, z którego powstał.
Co dostajesz przy zamówieniach z maili
- zamówienia w arkuszu albo programie bez przepisywania
- status „do sprawdzenia” dla wszystkiego, co niepewne
- testy na Twoich prawdziwych zamówieniach przed odbiorem
Kiedy to się opłaca, a kiedy nie
Opłaca się, gdy zamówień jest kilkadziesiąt tygodniowo od stałych klientów. Przykładowa diagnoza pokazuje, jak to liczymy: 4 godziny przepisywania tygodniowo mogą zmienić się w ok. 30 minut sprawdzania.
Nie opłaca się przy kilku zamówieniach tygodniowo, każdym w innym układzie. Wtedy lepszy jest formularz zamówienia niż czytanie maili.
Ile kosztuje automatyzacja zamówień z maili
Zamówienia z maili do arkusza albo programu: od 1 490 zł, 1–2 tygodnie. Pozycje z maili i załączników same trafiają do arkusza lub programu. Niejasne zamówienia dostają status „do sprawdzenia”. Zobacz w cenniku.
Zanim napiszesz, możesz to sprawdzić sam: demo „Ręcznie kontra automat” działa w przeglądarce, na fikcyjnych albo własnych danych.
Pytania o zamówienia z maili
Czy to zadziała, gdy każdy klient pisze inaczej?
Stali klienci zwykle piszą powtarzalnie i to wystarcza. Zamówienia w nietypowym układzie trafiają do sprawdzenia, a nie do arkusza jako gotowe.
Używacie do tego AI?
Tylko tam, gdzie naprawdę pomaga, np. przy swobodnie pisanych mailach. Wynik zawsze przechodzi przez sprawdzenie indeksów i ilości.
Jak sprawdzić, czy to ma sens u mnie?
Demo „Ręcznie kontra automat” pozwala przepisać 5 zamówień ze stoperem i policzyć, ile godzin w roku zajmuje to w Twojej firmie.
Czy to działa z załącznikami PDF?
Tak, jeśli PDF ma tekst, a nie tylko zeskanowany obraz. Skany też da się odczytać, ale wtedy więcej pozycji trafia do sprawdzenia.
Co z zamówieniami przez telefon?
Nie obejmujemy ich automatycznie. Można je dopisywać ręcznie do tego samego arkusza, żeby wszystko było w jednym miejscu.
Czy klienci muszą zmieniać sposób zamawiania?
Nie. Cały sens jest w tym, żeby pisali tak jak dotąd, a porządek robi się po Twojej stronie.
Zobacz też
Opisz, jak to wygląda u Ciebie.
Kilka zdań i przykładowy plik wystarczą. W dni robocze odpowiadamy w ciągu kilku godzin.