Zamówienia
Jak przenieść zamówienia z maili do Excela: kroki i pułapki
Krótka odpowiedź: da się zrobić tak, żeby zamówienia z maili same trafiały do Excela, bez ręcznego przepisywania. Skrypt co kilka minut sprawdza wybrany folder w skrzynce, odczytuje z wiadomości i załączników dane klienta, indeksy produktów, ilości i terminy. Następnie porównuje indeksy z listą produktów i dopisuje odpowiednie wiersze do arkusza, razem z linkiem do oryginalnego maila.
Wolisz zlecić to komuś? Automatyzacja zamówień z maili: robimy to za Ciebie, od 1 490 zł.
Jeśli czegoś nie da się jednoznacznie odczytać, zamówienie dostaje status „do sprawdzenia”. Wolimy zostawić taki przypadek człowiekowi, niż ryzykować błędną ilość czy produkt.
Takie rozwiązanie ma sens przy kilkudziesięciu zamówieniach tygodniowo od stałych klientów. Jeśli zamówień jest zaledwie kilka, zwykły formularz będzie lepszym wyborem.
Dla kogo to jest
Przede wszystkim dla hurtowni, producentów i firm usługowych, które przyjmują zamówienia mailem. Jeden klient wpisuje produkty bezpośrednio w wiadomości, drugi wysyła PDF, a trzeci ma własną tabelkę w Excelu.
Ktoś musi każdą taką wiadomość otworzyć, przeczytać i przepisać do arkusza albo programu. Łatwo wtedy pomylić indeks czy ilość, a błąd często wychodzi dopiero przy kompletacji. Do tego, gdy osoba odpowiedzialna za zamówienia idzie na urlop, wiadomości zaczynają się piętrzyć.
Ile to trwa dziś: policz sam
Zanim zaczniesz cokolwiek zmieniać, warto sprawdzić, ile czasu faktycznie zajmuje przepisywanie zamówień.
Przygotowaliśmy demo „Ręcznie kontra automat”, w którym możesz przepisać 5 fikcyjnych zamówień ze stoperem. Potem automat wykonuje dokładnie to samo zadanie, a kalkulator pokazuje, ile godzin rocznie można w ten sposób zaoszczędzić przy Twojej liczbie zamówień.
Jeśli chcesz przeliczyć zaoszczędzony czas na pieniądze i sprawdzić, kiedy wdrożenie się zwróci, opisaliśmy to w artykule Ile kosztuje automatyzacja w małej firmie.
Jak to działa: kroki
- Wydzielasz folder w skrzynce pocztowej. Może to być Gmail, Outlook, Microsoft 365 albo zwykła poczta w hostingu obsługiwana przez IMAP. Możesz też ustawić przekierowywanie kopii zamówień do osobnego folderu.
- Skrypt sprawdza folder regularnie, np. co 10 minut. Nie trzeba ręcznie uruchamiać importu.
- Rozpoznaje klienta na podstawie adresu nadawcy.
- Wyciąga pozycje z treści maila albo załączonego PDF, XLSX czy CSV. Przy wiadomościach pisanych swobodnym językiem możemy wykorzystać AI do odczytania danych, ale wynik zawsze przechodzi kontrolę.
- Sprawdza indeksy z listą produktów. Porównuje też ilości z tym, co dany klient zazwyczaj zamawia.
- Zapisuje wiersz do arkusza, sklepu, BaseLinkera albo pliku importu programu magazynowego. Dołącza link do oryginalnej wiadomości, żeby w razie potrzeby można było wrócić do źródła.
- Oznacza niepewne zamówienia statusem „do sprawdzenia”. Człowiek zajmuje się tylko tymi przypadkami, których automat nie potrafił bezpiecznie obsłużyć.
Co automat odróżnia, a czego nie zgaduje
| Sytuacja | Co robi automat |
|---|---|
| Zamówienie w treści maila, znany klient i indeks | dopisuje wiersz jako gotowy |
| Tabelka Excel w załączniku w stałym układzie | czyta kolumny według reguły dla tego klienta |
| Nieznany indeks albo literówka | „do sprawdzenia” |
| Ilość dużo większa niż zwykle | „do sprawdzenia” |
| Odpowiedź w wątku z cytatem starego zamówienia | czyta tylko nową część wiadomości |
| „To samo co ostatnio” albo zmiana ilości w kolejnym mailu | „do sprawdzenia”, bez zgadywania |
| Ten sam mail przetworzony drugi raz | nie tworzy duplikatu |
Na co uważać
- Zmiana układu u klienta. Jeśli klient do tej pory wysyłał tabelkę z indeksem w pierwszej kolumnie, a nagle zmieni jej układ, odczyt może przestać działać poprawnie. W takim przypadku zamówienia trafiają do „do sprawdzenia”, dopóki nie dopiszemy odpowiedniej reguły.
- Dostęp do skrzynki. Nie potrzebujemy pełnego dostępu do firmowej poczty. Wystarczy dostęp tylko do odczytu do jednego folderu albo przekierowanie kopii wiadomości z zamówieniami.
- Zamówienia telefoniczne i z komunikatorów pozostają poza automatem. Rozwiązanie obsługuje zamówienia przychodzące mailem.
Jak sprawdzić, że działa
Przed odbiorem ustalamy konkretne testy. Nie wystarczy, że skrypt poprawnie odczyta kilka przykładowych wiadomości.
Możemy na przykład wziąć 20 zamówień z ostatniego miesiąca i porównać wynik automatu z wierszami przepisanymi ręcznie. Oba zestawienia powinny być identyczne.
Osobno sprawdzamy, czy mail z nieznanym indeksem rzeczywiście trafia do „do sprawdzenia” i czy ponowne przetworzenie tej samej wiadomości nie tworzy duplikatu.
Podobny zestaw testów pokazaliśmy na fikcyjnym przykładzie w przykładowej diagnozie.
Ile to kosztuje
Wdrożenie, które przenosi zamówienia z maili do arkusza albo programu, wyceniamy od 1 490 zł. Realizacja zajmuje 1 do 2 tygodni. Więcej informacji znajdziesz w cenniku.
Dokładniejszy opis rozwiązania umieściliśmy na stronie Zamówienia z maili do Excela.
FAQ
Czy to działa z PDF-ami?
Tak, z PDF z tekstem oraz z załącznikami XLSX i CSV. Skan zdjęcia kartki to trudniejszy przypadek i zwykle trafia do „do sprawdzenia”.
Czy muszę zmieniać arkusz?
Zwykle wystarczy dodać kolumny „status” i „link do maila”.
Co jeśli klient pisze za każdym razem inaczej?
Wtedy dokładamy AI do odczytania treści, ale indeksy i tak są sprawdzane z listą produktów. Gdy coś nie pasuje, wiersz czeka na człowieka.
Czy dane z maili wychodzą poza firmę?
Ustalamy to przed startem na piśmie. Jeśli używamy zewnętrznej usługi, np. modelu AI albo serwera, podajemy ją w wycenie.
Kiedy to się nie opłaca?
Przy kilku zamówieniach tygodniowo, każdym w innym układzie. Wtedy lepszy jest formularz zamówienia.
Stan na 26.10.2026.