Ceny
Ile kosztuje automatyzacja w małej firmie? Realne widełki od 390 do 8 000 zł
Krótka odpowiedź: za zautomatyzowanie jednej powtarzalnej czynności bierzemy zwykle od 490 do 1 490 zł. Przegląd integracji sklepu kosztuje 390 zł, a połączenie kilku programów w jeden działający proces od 3 000 do 8 000 zł. Przy bardziej skomplikowanych integracjach, zwłaszcza z programami bez gotowego połączenia, zaczynamy od płatnego rozpoznania za 1 500 do 2 500 zł.
Największy wpływ na cenę ma to, jak bardzo powtarzalne są dane, z którymi trzeba pracować. Nie rozliczamy się za godziny. Wszystkie podane kwoty pochodzą z naszego cennika.
Podajemy własne ceny, bo za te możemy odpowiadać. Inni wykonawcy mogą wyceniać podobną pracę zupełnie inaczej, również na godziny.
Widełki w tabeli
| Co | Cena | Termin | Przykład |
|---|---|---|---|
| Przegląd integracji sklepu (Allegro, BaseLinker, WooCommerce, Shoper i księgowość) | 390 zł | 3 dni robocze | lista rozjazdów z ceną naprawy każdego punktu, kwota odliczana od naprawy |
| Szybka naprawa scenariusza n8n, Make, Zapier, makra albo importu | 490 zł | 2 do 3 dni roboczych | jedna rzecz, która przestała działać |
| Przypomnienia o przeglądach i terminach | 790 zł | do 5 dni roboczych | arkusz klientów wysyła maile przed przeglądem |
| Import pliku do programu (Subiekt, Optima, wFirma, Rewizor i inne) | 890 zł | do 5 dni roboczych | faktury z KSeF albo wyciąg CSV w formacie programu |
| Raport w Excelu albo Arkuszach Google, który składa się sam | 990 zł | do 5 dni roboczych | do 3 źródeł w jednym raporcie |
| Generator ofert PDF | od 1 490 zł | do 10 dni roboczych | formularz z VAT i PDF z logo |
| Zamówienia z maili do arkusza albo programu | od 1 490 zł | 1 do 2 tygodni | pozycje z maili i załączników trafiają do arkusza |
| Proces od początku do końca | 3 000 do 8 000 zł | etapami | sklep, magazyn, księgowość i raport naraz |
| Rozpoznanie złożonej integracji | 1 500 do 2 500 zł | po diagnozie | program bez API, reszta wyceniana zwykle od 5 000 zł |
Przy pakietach ze stałą ceną umawiamy się na konkretną kwotę i jej dotrzymujemy. Jeśli okaże się, że praca zajmuje nam dwa razy więcej czasu, niż zakładaliśmy, nie doliczamy za to ani złotówki.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy w trakcie dochodzą nowe wymagania. Wtedy najpierw je wyceniamy, a Ty decydujesz, czy chcesz rozszerzyć zlecenie. Niczego nie doliczamy bez wcześniejszego uzgodnienia.
Od czego zależy cena
- Powtarzalność danych. Jeśli co miesiąc dostajesz CSV z takimi samymi kolumnami albo faktury XML z KSeF, sprawa jest stosunkowo prosta. Gorzej, gdy zamówienia przychodzą w piętnastu różnych układach. Musimy wtedy przewidzieć więcej sytuacji i każdą z nich przetestować.
- Liczba źródeł i programów. Przetworzenie jednego pliku to zwykle nieduża robota. Jeśli dane trzeba zebrać z maila, porównać ze sklepem i przekazać do programu księgowego, pracy robi się więcej.
- Dostęp do programów. Najłatwiej pracuje nam się z programami, które mają gotowy import albo API. Jeśli takiej możliwości nie ma, trzeba sprawdzić, czy da się przekazywać dane przez pliki.
- Wyjątki. To chyba najczęściej niedoszacowywana część automatyzacji. Na początku wszystko wygląda prosto, a potem okazuje się, że „czasem klient podaje dwa adresy”, „czasem brakuje numeru zamówienia” albo „raz w miesiącu plik wygląda inaczej”. Każdy taki przypadek trzeba obsłużyć i sprawdzić.
Jak policzyć, czy się opłaca: kroki
Zanim wydasz pieniądze na automatyzację, warto policzyć, ile faktycznie możesz na niej zyskać. Nie potrzebujesz do tego żadnych specjalnych narzędzi. Wystarczy kartka albo arkusz.
- Zmierz czas. Przez tydzień zapisuj, ile razy wykonujesz daną czynność i ile minut Ci zajmuje. Nie zgaduj, bo łatwo zaniżyć wynik.
- Pomnóż na miesiąc. Załóżmy, że obsługujesz 60 zamówień tygodniowo i każde zajmuje 4 minuty. To daje 4 godziny tygodniowo.
- Odejmij to, co zostanie. Automatyzacja nie oznacza, że nikt już nie musi niczego sprawdzać. Część pozycji może wymagać ręcznej weryfikacji. Ten czas też trzeba uwzględnić.
- Wyceń godzinę. Przyjmij kwotę, którą rzeczywiście płacisz pracownikowi albo którą mógłbyś zarobić, wykorzystując ten czas na inną pracę.
- Podziel cenę wdrożenia przez miesięczną oszczędność. Otrzymasz przybliżoną liczbę miesięcy potrzebnych do odzyskania wydanych pieniędzy.
Pokazaliśmy takie obliczenie w swojej przykładowej diagnozie.
Firma obsługuje 60 zamówień tygodniowo, każde po 4 minuty. Po wdrożeniu automatyzacji zostaje około 30 minut tygodniowo na sprawdzenie wyników. Oszczędność wynosi więc około 15 godzin miesięcznie.
Przy stawce 50 zł za godzinę daje to około 750 zł miesięcznie. Jeśli wdrożenie kosztuje 1 490 zł, zwraca się po około 2 miesiącach.
To fikcyjny przykład. Zarówno firma, jak i liczby są wymyślone, ale sam sposób liczenia można zastosować do rzeczywistej pracy.
I jeszcze jedna rzecz. Nie każda automatyzacja ma sens finansowy. Jeśli z obliczeń wyjdzie nam, że zwrot potrwa kilka lat, powiemy Ci o tym. Nie widzimy powodu, żeby robić coś tylko po to, żeby zrobić.
Co jest w cenie, a czego nie ma
W cenie: najpierw bezpłatnie oceniamy problem na podstawie Twojego opisu i przygotowujemy wycenę. Potem wykonujemy rozwiązanie, testujemy je na kopii danych i przekazujemy razem z krótką instrukcją po polsku. Po odbiorze masz jeszcze 30 dni na zgłoszenie błędów w uzgodnionym zakresie, które poprawiamy bez dodatkowych opłat.
Poza ceną: jeśli rozwiązanie wymaga zewnętrznej usługi, na przykład serwera albo płatnego konta w jakimś narzędziu, taki koszt podajemy już w wycenie. Konto zakładasz na siebie, nie na nas. Osobno rozliczamy też nowe wymagania, które pojawią się w trakcie pracy, oraz poprawki po upływie 30 dni. Te ostatnie kosztują 490 zł, tak jak szybka naprawa.
Nie pobieramy abonamentu za samo to, że przygotowane przez nas rozwiązanie działa.
Jak wygląda płatność
Zanim zaczniemy pracę, ustalamy z Tobą od jednego do trzech prostych testów odbioru. Dzięki temu od początku wiadomo, co dokładnie ma działać i po czym poznamy, że zlecenie jest wykonane.
Na sprawdzenie gotowego rozwiązania masz 5 dni roboczych.
Rozliczenie odbywa się przez Useme, które wystawia Ci fakturę. Przed startem wpłacasz kwotę do depozytu Useme, a do nas trafia ona dopiero po odbiorze. Szczegóły znajdziesz w cenniku.
Jeśli chcesz najpierw zobaczyć, jak takie rozwiązania wyglądają w praktyce, przygotowaliśmy kilka dem. Możesz sprawdzić ręcznie kontra automat, faktury z KSeF do arkusza oraz sprawdzarkę rozjazdów.
Nie musisz niczego zamawiać, żeby je przetestować.
FAQ
Dlaczego nie liczysz za godziny?
Bo płacisz za wynik. Cena podana na piśmie nie rośnie, jeśli praca zajmie nam dłużej.
Co jeśli po obejrzeniu problem okaże się większy?
Przy szybkiej naprawie dostajesz nową wycenę i możesz zrezygnować bez kosztów.
Czy jest abonament?
Nie. Płacisz za wdrożenie. Ewentualne koszty zewnętrznych usług są na Twoim koncie i znasz je przed startem.
Ile kosztuje integracja z programem bez API?
Zaczynamy od rozpoznania za 1 500 do 2 500 zł, w którym sprawdzamy, czy się da, i pokazujemy działający fragment. Resztę wyceniamy potem, zwykle od 5 000 zł. Robimy to zgodnie z licencją programu i prawem.
Jak dostać wycenę?
Opisz jedną czynność w kilku zdaniach na kontakt@warstwai.pl albo na Messengerze. W dni robocze odpowiadamy w ciągu kilku godzin, kontakt jest tylko pisemny.
Ceny według cennika z 26.10.2026. Aktualne zawsze na warstwai.pl/cennik.