Instalatorzy
Jak wysyłać przypomnienia o przeglądach pomp ciepła z arkusza
Krótka odpowiedź: wystarczy arkusz z danymi klientów, datami montażu lub ostatniego przeglądu i terminami kolejnych wizyt. Do tego prosty skrypt, który raz dziennie sprawdza daty i wysyła przypomnienia, np. 30 dni przed przeglądem. Mail może trafić bezpośrednio do klienta albo do Ciebie. System zapisuje, kiedy wysłał wiadomość, a po wpisaniu daty wykonanej wizyty wylicza kolejny termin. Osoby, które nie odpowiedziały, trafiają na osobną listę. Przy kilkudziesięciu klientach wymagających regularnych przeglądów takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić sporo ręcznej pracy i ograniczyć liczbę zleceń, które przejmuje konkurencja.
Wolisz zlecić to komuś? Przypomnienia o przeglądach: robimy to za Ciebie, stała cena 790 zł.
Dlaczego terminy uciekają
Zwykle problem nie polega na braku danych, tylko na tym, że nikt ich regularnie nie sprawdza. Terminy są zapisane w czyimś kalendarzu, zeszycie albo arkuszu, który w sezonie montaży schodzi na dalszy plan.
Mija termin przypomnienia, klient sam zaczyna szukać serwisanta i umawia się z inną firmą. Przy kilkuset klientach pilnowanie tego ręcznie oznacza cotygodniowe przeglądanie dat, sprawdzanie, do kogo trzeba napisać, i wysyłanie kolejnych maili.
Część pomp ma obowiązkową kontrolę szczelności
Nie wszystkie przeglądy są kwestią dobrej woli właściciela. Rozporządzenie (UE) 2024/573 nakłada na operatorów pomp ciepła zawierających fluorowane gazy cieplarniane w ilości co najmniej 5 ton ekwiwalentu CO2 obowiązek kontroli szczelności (EUR-Lex, art. 5). Wyjątek dotyczy urządzeń hermetycznie zamkniętych i odpowiednio oznakowanych, jeśli zawierają mniej niż 10 ton ekwiwalentu CO2 (to samo źródło).
Takie pompy podlegają również zgłoszeniu do Centralnego Rejestru Operatorów (CRO). Krajowy Punkt Kontaktowy ds. OZE podaje, że obowiązek dotyczy urządzeń od 5 ton ekwiwalentu CO2 w przypadku pomp niehermetycznych, np. typu split, oraz od 10 ton w przypadku hermetycznych, np. monobloków. Kartę w CRO zakłada operator, najczęściej właściciel urządzenia. Ma na to 15 dni od uruchomienia albo dostarczenia pompy (gov.pl).
Dla klienta obowiązkowa kontrola szczelności jest dodatkowym powodem, żeby nie odkładać przeglądu. W arkuszu wystarczy przewidzieć osobną kolumnę „kontrola szczelności: tak/nie”, żeby rozróżnić takie urządzenia.
Trzeba jednak pamiętać, że nie każda pompa wymaga kontroli w tych samych odstępach. Częstotliwość zależy od ilości gazu oraz od tego, czy urządzenie ma system wykrywania wycieków. Dlatego przed ustawieniem automatycznych terminów sprawdzilibyśmy wymagania z art. 5 rozporządzenia albo dane konkretnego urządzenia w CRO.
Kolumny arkusza
| Kolumna | Przykład | Po co |
|---|---|---|
| Klient, e-mail | Kowalski (przykład) | do kogo idzie mail |
| Urządzenie | pompa ciepła split | treść maila |
| Data montażu albo ostatniego przeglądu | 2025-11-04 | punkt startowy |
| Następny przegląd | 2026-11-04 | liczy się sam |
| Kontrola szczelności | tak | inny tekst i priorytet |
| Zgoda na przypomnienia | tak, 2025-11-04 | patrz niżej |
| Wysłano przypomnienie | 2026-10-05 | żeby nie wysłać dwa razy |
| Odpowiedź | brak | lista do drugiego kontaktu |
| Rezygnacja | puste | wypisanie działa od razu |
Kroki
- Zbierz dane w jednym arkuszu. Może to być Excel w Microsoft 365 albo Arkusze Google. Na początek wystarczą kolumny z tabeli powyżej.
- Ustal reguły. Zdecyduj, ile dni przed przeglądem ma przychodzić przypomnienie, kto powinien je dostać (klient, Ty lub serwisant) i co dokładnie ma być w wiadomości.
- Podłącz skrzynkę. Można wykorzystać Gmaila albo Outlooka. Przy większej bazie klientów polecamy firmową skrzynkę z poprawnie skonfigurowaną domeną. Przy masowej wysyłce z prywatnego adresu wiadomości mogą częściej wpadać do spamu.
- Skrypt raz dziennie sprawdza arkusz, znajduje klientów, którym zbliża się termin, i wysyła odpowiednie wiadomości. Po każdej wysyłce zapisuje datę w arkuszu, żeby nie wysłać tego samego przypomnienia ponownie.
- Po wizycie serwisant wpisuje datę wykonanego przeglądu. Na tej podstawie arkusz automatycznie wylicza kolejny termin.
- Raz w tygodniu sprawdzasz listę osób, które nie odpowiedziały na pierwszą wiadomość. Możesz wtedy wysłać drugie przypomnienie.
- Rezygnacja jest obsługiwana bez dodatkowych czynności. Jeśli w arkuszu pojawi się informacja, że klient nie chce dostawać kolejnych wiadomości, system od razu przestaje je wysyłać.
Zgody na maile: uważaj na granicę
Tu warto uważać, bo nie każde przypomnienie wysłane do klienta będzie traktowane tak samo.
Od wejścia w życie Prawa komunikacji elektronicznej wysyłanie informacji handlowych mailem wymaga wcześniejszej zgody odbiorcy. Wynika to z art. 398 PKE.
Jednocześnie komentatorzy wskazują, że zgoda nie jest konieczna przy wiadomościach obsługowych związanych z realizacją umowy (omówienie: inspektorzyodo.pl, prawo.pl).
W praktyce znaczenie ma więc to, co dokładnie napiszesz w mailu i na jakiej podstawie kontaktujesz się z klientem. Przypomnienie o przeglądzie wynikającym z umowy to inna sytuacja niż wiadomość zachęcająca do zamówienia kolejnej usługi.
Nie traktuj tego jako porady prawnej. Najbezpieczniej już podczas montażu zapytać klienta, czy chce dostawać przypomnienia mailem, i zapisać jego zgodę w arkuszu. W każdej wiadomości warto też umieścić prostą możliwość rezygnacji.
Ile to kosztuje
Takie przypomnienia o przeglądach i terminach ustawiamy za 790 zł, w ciągu maksymalnie 5 dni roboczych. System działa na arkuszu i może wysyłać maile bezpośrednio do klientów albo do Ciebie (cennik).
Jeśli oprócz maili potrzebujesz SMS-ów, możemy je również dodać. Wymaga to podłączenia płatnej bramki SMS, a koszt wysyłanych wiadomości jest po Twojej stronie.
Więcej szczegółów opisaliśmy tutaj: Przypomnienia o przeglądach pomp ciepła, kotłów i fotowoltaiki.
Jeśli zastanawiasz się, czy taki wydatek ma sens przy Twojej liczbie klientów, zajrzyj też do artykułu Ile kosztuje automatyzacja w małej firmie. Pokazujemy tam, jak policzyć opłacalność takiego wdrożenia.
FAQ
Czy to działa także dla kotłów, klimatyzacji i fotowoltaiki?
Tak. Reguła jest ta sama: data ostatniej wizyty plus okres. Każde urządzenie może mieć inny okres i tekst.
Czy klient może odpisać, żeby umówić termin?
Tak, mail przychodzi z Twojej skrzynki, więc odpowiedź trafia do Ciebie.
Czy kontrola szczelności dotyczy każdej pompy ciepła?
Nie. Dotyczy pomp z F-gazami od 5 ton ekwiwalentu CO2, a hermetycznych od 10 ton (EUR-Lex, gov.pl). Ile kilogramów danego czynnika to oznacza, podaje CRO.
Mam 15 klientów. Czy to ma sens?
Raczej nie. Przy kilku klientach rocznie wystarczy przypomnienie w kalendarzu.
Czy potrzebuję zgody klienta na maile?
Patrz sekcja o zgodach. W razie wątpliwości zbierz zgodę przy montażu.
Stan na 26.10.2026. Przepisy o F-gazach i komunikacji elektronicznej sprawdź przed wdrożeniem.