Przypomnienia o przeglądach pomp ciepła, kotłów i fotowoltaiki
Dla firm instalacyjnych i serwisowych, które pilnują terminów przeglądów w kalendarzu albo w głowie.
Dlaczego przeglądy pomp ciepła i kotłów umykają
Przegląd pompy ciepła, kotła czy instalacji fotowoltaicznej wypada co rok, a klientów przybywa. Terminy są w kalendarzu jednej osoby, w zeszycie albo w arkuszu, do którego nikt nie zagląda regularnie.
Gdy przypomnienie nie wyjdzie na czas, klient umawia przegląd gdzie indziej, a firma traci powtarzalne zlecenie.
Przy kilkudziesięciu klientach rocznie da się to jeszcze pamiętać. Przy kilkuset ktoś musi co tydzień przeglądać listę, liczyć daty i pisać maile, a to praca, której nikt nie lubi i która łatwo wypada z kalendarza w sezonie montaży. Do tego dochodzą terminy płatności i oferty bez odpowiedzi, o których też trzeba pamiętać.
Jak to działa i na co uważać, krok po kroku opisujemy w artykule Jak wysyłać przypomnienia o przeglądach pomp ciepła z arkusza. Tutaj jest usługa: co zrobimy, co dostajesz i ile to kosztuje.
Przykład danych przed i po
Arkusze Google albo Excel w Microsoft 365, skrzynka Gmail albo Outlook, opcjonalnie SMS przez płatną bramkę. Dla firm, które montują i serwisują pompy ciepła, kotły gazowe, klimatyzację i instalacje fotowoltaiczne.
Wejście · arkusz „Przeglądy”
Kowalski (przykład) | pompa ciepła montaż: 2025-11-04 następny przegląd: 2026-11-04
Wyjście · mail do klienta
4 listopada mija rok od przeglądu pompy ciepła. Proszę wybrać termin wizyty, odpisując na tę wiadomość.
Jak ustawiamy automatyczne przypomnienia o przeglądach
Najpierw krótka pisemna ocena: czy to się opłaca i czego potrzebujemy. O co zapytamy: gdzie dziś trzymasz daty, ilu masz klientów z przeglądami i kto ma dostawać przypomnienia.
- Porządkujemy listę klientów i dat montażu albo ostatniego przeglądu w jednym arkuszu.
- Ustalamy reguły: ile dni przed terminem, do kogo i jakim tekstem idzie przypomnienie.
- Arkusz sam wysyła mail do klienta, do Ciebie albo do pracownika, a po wysłaniu zapisuje datę.
- Klientów, którzy nie odpowiedzieli, widzisz na osobnej liście, żeby przypomnieć się drugi raz.
Na co uważać przy automatycznych przypomnieniach
- Klient powinien móc zrezygnować z przypomnień. Prosta adnotacja w arkuszu wystarczy, ale musi działać od razu.
- Wysyłka z prywatnej skrzynki w dużej liczbie może trafiać do spamu. Przy większej liczbie klientów lepiej użyć skrzynki firmowej z poprawnie ustawioną domeną.
- Daty przeglądów zmieniają się po każdej wizycie. Arkusz musi przesuwać następny termin sam, a nie czekać na ręczną poprawkę.
Co dostajesz w systemie przypomnień
- jeden arkusz klientów z terminami przeglądów
- automatyczne przypomnienia mailem według Twoich reguł
- listę klientów bez odpowiedzi
Kiedy to się opłaca, a kiedy nie
Opłaca się, gdy klientów z cyklicznymi przeglądami jest kilkudziesięciu albo więcej i terminy pilnuje jedna osoba.
Nie opłaca się przy kilku klientach rocznie. Wtedy wystarczy przypomnienie w kalendarzu.
Ile kosztują przypomnienia o przeglądach
Przypomnienia o przeglądach i terminach: 790 zł, do 5 dni roboczych. Arkusz z klientami i datami wysyła przypomnienia mailem do Ciebie albo do klienta, np. przed przeglądem pompy ciepła, kotła czy fotowoltaiki. Zobacz w cenniku.
Pytania o przypomnienia o przeglądach
Czy potrzebuję nowego programu?
Nie. Wystarczy arkusz Google albo Excel i skrzynka mailowa, z których już korzystasz.
Czy przypomnienia mogą iść SMS-em?
Mogą, ale to płatna usługa zewnętrzna. Jej koszt podajemy w wycenie, a konto zakładamy na Ciebie.
Ile to kosztuje?
Przypomnienia o przeglądach i terminach to stała cena 790 zł, bez abonamentu.
Czy klient może od razu wybrać termin?
Może odpisać na maila, a odpowiedź trafia do Ciebie. Zapisy przez kalendarz online da się dołożyć, ale to osobne zlecenie.
Co, jeśli klient zrezygnuje z przeglądów?
Zaznaczasz to w arkuszu i przypomnienia przestają do niego chodzić.
Czy przypomnienia mogą iść też do pracownika?
Tak. Reguły ustalamy razem: kto, kiedy i jakim tekstem dostaje przypomnienie.
Czy da się przypominać też o płatnościach?
Tak. Ten sam arkusz może pilnować terminów płatności i ofert bez odpowiedzi. Każdy rodzaj przypomnienia ma osobną regułę i osobny tekst, żeby klient nie dostał przypadkiem złej wiadomości.
Zobacz też
Opisz, jak to wygląda u Ciebie.
Kilka zdań i przykładowy plik wystarczą. W dni robocze odpowiadamy w ciągu kilku godzin.